Kapitalförvaltning är en kontinuerlig, komplex process för börsnoterade företag. Processen omfattar allt från utdelning och spårning av utmärkelser till övervakning av medarbetares aktiviteter, rapportering och efterlevnad i olika jurisdiktioner.
Här diskuterar vi många vanliga svårigheter och tar en titt på alternativ för att effektivisera arbetet och säkerställa korrekt bokföring.
Svårighet 1: Hantering av flera olika typer av aktieutmärkelser och program
Lösning:
Börsnoterade företag använder vanligtvis mer än en typ av aktieutmärkelse eller program för olika medarbetarnivåer och komplexiteten ökar när flera typer av utmärkelser används. Om du hanterar allt manuellt i ett kalkylblad, från tilldelning, intjäning och inlösning till rapportering, är det inte bara en stor administrativ uppgift utan leder sannolikt också till katastrofala mänskliga fel eller att flera olika versioner cirkulerar internt.
En programvara effektiviserar det dagliga verkställandet av transaktioner, med full automatisering av spårning och administration av alla aktieutdelningsaktiviteter. Detta ger en enda faktakälla på en centraliserad plats för att undvika förvirring. Framför allt kan, kapitalförvaltningssystem vanligtvis hantera flera olika typer av aktieutmärkelser och program, t.ex. ESPP:er som är vanliga i börsnoterade företag.
Svårighet 2: Hanteringen av ett stort antal medarbetare som deltar i programmet
Lösning:
Ju fler medarbetare du har, desto fler aktiviteter behöver du spåra och hantera. Det är inte heller enkelt att hantera en stor mängd dynamiska personaluppgifter. Föreställ dig att du glömmer att uppdatera några ändringar av medarbetarnas aktiviteter eller uppgifter i aktieprogrammet. Det kan orsaka felaktig rapportering och skattedeklaration.
Vad sägs om att låta deltagarna hantera sina egna aktier? Några leverantörer av aktieprogram erbjuder en medarbetarportal som är tillgänglig dygnet runt. När deltagare loggar in på sina konton kan de spåra aktiens livscykel, hantera sina tillgångar och nå all dokumentation. Allt finns på en plats, vilket innebär att du inte behöver oroa dig för att något fastnar i en e-postkedja eller att deltagare missar viktiga uppdateringar.
Svårighet 3: Omfattande rapportering och informationsutlämning
Lösning:
Ju fler medarbetare och aktietyper du har desto mer komplex blir rapporteringen. Dessutom är kraven på rapportering och offentliggörande ofta större i ett börsnoterat företag så det skulle vara mycket fördelaktigt om kapitalförvaltningssystemet kunde automatisera rapporteringsprocessen.
Några programvaror har inbyggd rapportering vilket gör att du direkt kan nå standardrapporter som vinst per aktie (Earnings per share eller EPS på engelska) och verkligt värde. Fråga om du kan få aktuella rapporter som är redo för revision med bara några klick eller om dessa kan schemaläggas till att genereras automatiskt. Det förenklar rapporteringsprocessen och säkerställer korrekt bokföring.
Svårighet 4: Tillhandahållandet av globala aktieprogram
Lösning:
Det är vanligt för företag att dela ut aktier åt medarbetare som är baserade utomlands för att förena en global arbetsstyrka. Men att efterleva alla regler i varje jurisdiktion kan vara svårt eftersom lokala lagar och förordningar ofta ändras.
Du kan delegera detta till en global leverantör av aktieprogram som redan har stora kunskaper och erfarenheter av att hantera globala aktieprogram. De har vanligtvis robusta team på plats lokalt som håller koll på de senaste lokala lagarna och förordningarna för varje aktieersättning och arbetar med dig för att minska de juridiska riskerna och hjälper dig att följa alla regler i hela organisationen.
Svårighet 5: Kommunikation med medarbetare
Lösning:
På grund av alla länder och medarbetare är det ofta svårt för många börsnoterade företag att utveckla ett effektivt program för kommunikation med medarbetare för att förklara livscykeln för varje utmärkelse, dess fördelar och beskattningskonsekvenser med mera.
Varför inte outsourca detta till en leverantör av aktieprogram med erfarenhet av att utveckla anpassade kommunikationsprogram för medarbetarna? De kan hjälpa dig att segmentera dina medarbetare, skapa ett kommunikationspaket, förenkla aktieutdelningsprocessen och översätta material till flera språk efter behov.
J.P. Morgan Workplace Solutions, har den erfarenhet och de kunskaper som krävs för att vara din partner och tillhandahålla anpassade, automatiserade kapitalförvaltningssystem tillsammans med ett robust team av professionella värdepappersförvaltare. Kontakta oss om du vill få mer information om kapitalförvaltning och hur det kan hjälpa dig att skapa ett effektivare aktieprogram.
Observera! Publikationen innehåller endast allmän information och Global Shares ger inte, genom denna artikel några råd, oavsett om det gäller juridiska, finansiella, skatterelaterade, företagsrelaterade, professionella eller andra råd. Global Shares Academy är inte en ersättning för professionell rådgivning och ska inte heller användas som sådan. Global Shares åtar sig inget ansvar för tillförlitligheten i informationen i detta dokument.
