Outsourcing av aktieförvaltning

Aktieförvaltning, med andra ord administreringen av ett aktieprogram eller aktiesparprogram, är processen där man skapar, håller koll på och hanterar aktiesparprogram för medarbetare.

Processen kan utföras internt, vanligtvis av personalavdelningen (HR) eller avdelningen för kompensationer och förmåner, eller outsourcas till en leverantör av aktieprogram. I den här artikeln diskuterar vi varför de flesta företag väljer att outsourca aktieförvaltningen.

Aktuella trender inom aktieförvaltning

Enligt en branschundersökning från 2022 outsourcar 90% av företagen åtminstone en del av programadministreringen. De tre mest outsourcade funktionerna var:

• Inlösen och utdelning av utmärkelser (58%)
• Bearbetning av optionslösen (53%)
• Distribution av tilldelningsavtal (53%)

”För mig verkar det vettigt att outsourca de här funktionerna. För de flesta företag är dessa mycket cykliska händelser med höga toppar av aktivitet och sedan dalar med låg aktivitet. Det kan vara svårt att ha personal för topparna av hög aktivitet och det kan vara praktiskt att få hjälp av en tredje part.”

Barbara Baksa, CEP

Verkställande direktör för NASPP

Dessutom finns det fler fördelar som du märker när du outsourcar aktieförvaltningen:

1. Förbättrad effektivitet och korrekthet med hjälp av teknologier

När du outsourcar aktieförvaltningen innebär det ofta att du använder leverantörens teknologier för att automatisera de komplexa uppgifterna och administreringen av aktiesparprogrammet. Aktieförvaltningsprogram kan ha flera fördelar, inklusive följande:

• Ge en enda sanningskälla för att undvika förvirring och mänskliga fel
• Möjliggöra automatisering, som spårning av inlösningar, meddelanden och placeringar
• Ge åtkomst till flera ekonomiska rapporter som är redo för revision på bara några få klick
• Underlätta datadrivet beslutsfattande
• Gynna datasäkerheten
• Engagera deltagare i att spåra och hantera sina aktieutmärkelser
• Tillhandahålla en reglerad handelsplattform för enklare transaktioner
• Spara tid och pengar på lång sikt

Om du för närvarande använder, eller funderar på att använda, ett kalkylblad för dessa ändamål ökar de stora volymerna av komplexa data din administrativa börda och de kan också leda till potentiellt katastrofala mänskliga fel.

2. Användningen av bästa praxis för att optimera programmet

Du gynnas inte bara av automatiseringen som aktieprogrammets olika tekniker erbjuder, utan också av leverantörernas kunskaper och erfarenhet.

Vi hör ofta folk på företagen säga att programmet inte fungerar som förväntat. Ett professionellt aktieförvaltningsföretag, kan förstå din situation och ge specifika lösningar för att förbättra programmet. Några av de områden de skulle granska är följande:

• Användningen av aktier: Hjälper varje aktieutmärkelse dig att effektivt tillmötesgå dina behov? Aktieoptioner kan till exempel förbättra aktiepriset medan prestationsaktier kan hjälpa till att nå specifika finansiella mål eller verksamhetsmål.
• Programmets utformning: Om du erbjuder ett aktieprogram för alla medarbetare, som ett ESPP (som vanligtvis används av amerikanska företag) är programrabatten tillräckligt attraktiv, speciellt på en marknad med högre räntor.
• Spårningen av prestandamått: Om du inkluderar prestationsbaserade aktier i chefskompensationspaketet, är dina prestandamått för komplexa att spåra och övervaka?
• Framtagandet av prestationsmål: Tycker medarbetarna att målen är för svåra eller för enkla att uppnå?
• Kommunikationer: Kommuniceras programmet tillräckligt mycket och tydligt för potentiella och nuvarande anställda?

Med deras professionella hjälp kan aktieprogrammet optimeras till sin fulla potential genom att följa bästa praxis för branschen.

3. Efterlevnad av lagar och förordningar

Ett av de viktigaste elementen i ett aktieförvaltningsprogram är efterlevnaden och det är viktigt att företag följer alla lagar och förordningar.

Lagar och förordningar (t.ex. värdepapper, växlingskontroll och lokal lagstiftning) ändras ofta och alla företag kan inte ständigt hålla koll på de senaste uppdateringarna. Om du använder en professionell leverantör kan de hjälpa dig att följa alla aktuella regler, förordningar, förändringar i beskattning med mera.

4. Förenklad global expansion av aktieprogrammet

När du är redo att utöka aktieprogrammet till din globala arbetskraft, måste du ha koll på de lokala kraven.

Eftersom olika jurisdiktioner har olika lagstiftning och förordningar kan den outsourcade leverantörens lokala team hjälpa dig att förstå hur det kan utföras och om det finns eventuella problem med att lansera aktieprogrammet på varje marknad. Till exempel kan registreringen av värdepapper (t.ex. formulär 7) bli dyrt och tidskrävande om ett ESPP erbjuds i Japan.

Om du känner till dessa potentiella problem på förhand kan du planera och balansera mellan fördelar och kostnader kopplade till lanseringen av ett program i ett visst land.

5. Enkel hantering av börsintroduktioner

Om du funderar på att börsnotera företaget, är chefskompensationen en av de miljontals saker som du behöver granska då nivåerna för chefs- och direktörskompensationerna måste offentliggöras.

Genom att ta in en leverantör med branscherfarenhet kan du förbereda företaget på att rättfärdiga utbetalningsstrategin och metoderna eftersom chefskompensation fortsätter att vara ett mycket högprofilerat ämne hos USA:s värdepappers- och börskommission (SEC).

6. Ökat fokus på kärnverksamheten

Som Barbara sa så finns det toppar och dalar i aktieförvaltningen under året. Med en stabil aktieprogramsleverantör behöver du inte bekymra dig över att anställa personal eller allokera interna resurser när det blir mycket att göra.

Dina anställda kan fokusera på kärnverksamheten, vilket leder till ökad produktivitet, effektivitet och bättre utnyttjande av resurser.

7. Tids- och kostnadsbesparingar

Bara en av ovanstående fördelar kan potentiellt spara dig tid och pengar på medellång till lång sikt. När företaget växer och börjar anställa fler medarbetare blir fördelarna med att outsourca aktieförvaltningen mer tydliga. Därför låter 90% av företagen experterna göra jobbet.

Är du en av de 90 procenten eller 10 procenten?

---

J.P. Morgan Workplace specialiserar sig på att erbjuda anpassade aktieförvaltningslösningar. Vi kan hjälpa dig med ovanstående saker, plus mer, för att maximera fördelarna med aktieersättning. Kontakta oss för mer information om hur du bäst hanterar ditt aktieprogram.

När du besöker en tredje parts webbplats kan du hamna på en oskyddad webbplats som kan ha en annan integritetspolicy och säkerhetspraxis än J.P. Morgans standarder. J.P. Morgan ansvarar inte för, och kontrollerar inte, godkänner eller garanterar någon aspekt av en länkad tredje parts webbplats. J.P. Morgan tar inte på sig några direkta eller påföljande förluster från användningen av sådana webbplatser.