Är det nödvändigt för företag att ha programvara för hanteringen av aktieprogram? Det korta svaret är att det ”inte är nödvändigt”. Men det finns många bra anledningar för företag att digitalisera hanteringen av aktieprogram, inklusive automatisering av uppgiftshantering, effektivare rapportering, datasäkerhet och förbättrat medarbetarengagemang.
Här diskuterar vi vilka typer av företag som vanligtvis väljer en programvara för aktiebaserad ersättning och vilka som inte gör det, samt några anledningar till besluten.
Typer av företag som vanligtvis använder programvara för aktiebaserad ersättning
1. Börsnoterade företag
Börsnoterade företag använder vanligtvis fler aktieutmärkelser, har större programvariation och brukar ha fler medarbetare som deltar. Manuell hantering av sådana större mängder dynamiska uppgifter (medarbetare och aktier) på ett kalkylblad kan lätt leda till mänskliga fel. Det kan ske på grund av att information matas in fel, en uppdatering glöms bort, eller på grund av att flera filversioner cirkulerar internt. Alla dessa fel kan ha stora konsekvenser och leda till felaktig rapportering eller fel i skattedeklarationer.
En programvara för aktiebaserad ersättning kan förenkla aktiehanteringens svårigheter för dig.
Det effektiviserar det dagliga utförandet av transaktioner, med full automatisering av ändringar och aktieutdelningsaktiviteter. Det gör det också möjligt för medarbetare att engagera sig i och hantera sina utmärkelser online via en medarbetarportal, utan att behöva skicka mejl fram och tillbaka.
Om du erbjuder ett brett program, som ESPP (aktiesparprogram för medarbetare), vilket är vanligt bland många börsnoterade företag, finns det många självklara fördelar med att använda en programvara för aktiebaserad ersättning:
- Automatisk spårning av ESPP-uppgifter, t.ex. godkännande och registrering av anslag
- Enkel konfiguration av programmets utformning och regler
- Förenklad global ESPP-administration
- Gör det möjligt för medarbetare att hålla koll på sina program, ändra bidragen till programmet, ta ut/avsluta programmet, handla med sina ESPP-utmärkelser, lära sig mer om ESPP:er med mera.
- Tidsbesparing genom att minska ett stort antal manuella uppgifter
Utöver administreringen av aktieprogram kan det för många börsnoterade företag vara ett bra tillägg att ha åtkomst till rapportering som är inbyggd i programvaran. Den här funktionen innehåller vanligtvis flera ekonomiska rapporter och funktioner som är redo för revision, t.ex. EPS, utvärdering av verkligt marknadsvärde och informationsutlämnande, som gör det möjligt för dig att få åtkomst till dem med bara några klick och hjälper dig att efterleva kraven för årsrevisioner.
2. Företag inför börsnotering
Vägen till att bli ett börsnoterat företag är lång, med många viktiga steg. Av den anledningen behöver företag som planerar att bli börsnoterade vara noggranna med att övervaka alla aspekter av verksamheten – inklusive erbjudanden om aktieersättning.
Du behöver känna till information om vilken slags aktieersättning som företaget för närvarande använder, inklusive kvalificering och utformning. Inför framtiden är det också bra att planera vad som händer efter börsnoteringen och hur kompensationsstrukturen ska se ut i det skedet.
– Kommer chefsersättningar att viktas mer mot aktier?
– Kommer ett ESPP (aktiesparprogram för medarbetare) att introduceras för att gynna olika medarbetare? (Faktum är att det anses vara bättre att lansera ett ESPP under en IPO (börsnotering) i stället för efter)
Aktieersättning åt chefer är viktigt för börsnoterade företag. Det handlar inte bara om att tillsynsmyndigheter som SEC (en amerikansk fristående myndighet som utövar tillsyn över handeln med värdepapper) kräver uppgifter. Om uppgifterna inte blir korrekta kan det dessutom skapa negativ press eller offentlig uppmärksamhet. Offentlig granskning av chefers kompensationspaket har ökat under de senaste åren, speciellt i relation till S&P 500-företag.
Förutom detta kan noggrant övervägande och granskning av erbjudanden gynna dig och företaget eftersom det kan hjälpa till att behålla, belöna och locka till er duktiga medarbetare när konkurrensen om talang är hård.
Konverteringen från privat till börsnoterat företag är en massiv förändring. Därför börjar företag före börsnoteringen använda en tjänsteleverantör för aktieprogram och använder tekniken till att hantera och migrera aktieplanerna innan de stöter på många av dessa bekymmer.
3. Privata företag (>300 medarbetare)
Under de senaste årtiondena har användningen av aktieersättning på privata företag ökat. Varför gör de samma som börsnoterade företag? Eftersom de vill hålla sig konkurrenskraftiga i konkurrensen om talang och för att behålla medarbetare.
Aktieutmärkelser som aktieoptioner kan potentiellt erbjuda medarbetare större ekonomiska utmärkelser än fasta kontantbaserade bonusar om företagets värde ökar med tiden, vilket gör dem till en mer attraktiv förmån. Den här typen av aktieutmärkelse anses också vara ett långsiktigt incitament, vilket betyder att medarbetare måste uppfylla en viss anställningstid – vanligtvis tre till fem år – för att kunna få hela utmärkelsen.
Om ni planerar att förbli ett privat företag och vill erbjuda aktier till medarbetarna kan en programvara för aktiebaserad ersättning vara till hjälp för att dra nytta av fördelarna ovan.
4. Företag med verksamhet i flera olika jurisdiktioner
När företag erbjuder aktieersättning åt medarbetare som är baserade både inom landet och utomlands, blir aktieprogrammet mer komplicerat eftersom det involverar flera jurisdiktioner. Dessa kan ha olika förordningar vad gäller aktieprogram.
Att använda ett kalkylblad som bokföringsverktyg för hanteringen av tusentals medarbetares uppgifter, flera aktieprogram och olika intjäningsperioder, skatteregler, förordningar och alla andra rörliga delar för aktieprogram för medarbetare i många olika jurisdiktioner är inte ett praktiskt alternativ.
Men tekniken som aktieprogram erbjuder kan hjälpa till att hantera den här nivån av komplexitet hos aktieprogram. Leverantörerna av aktieprogram har lokala kunskaper och erfarenheter som kan hjälpa till att förstå de olika lagarna och förordningarna i varje jurisdiktion.
Typer av företag som inte använder programvara för aktiebaserad ersättning
Vi kan se hur programvara för aktiebaserad ersättning effektivt kan hantera aktieprogram för medarbetare och frigöra alla möjligheter med aktieersättning, både för företag innan börsnotering och privata företag.
But some companies, like very early-stage startups that haven’t started to hire their first set of employees, may only use a spreadsheet to keep recording their stock ownership among a few founders as a starting point. If you’re one of them, remember to use consistent naming conventions, update your file whenever something happens, and send the updated one to relevant stakeholders, like your company lawyer.
En bra, långsiktig lösning är att tidigt börja använda programvara för aktiebaserad ersättning som gör det möjligt att dra nytta av snabbare automatisering av den komplexa processen. Vissa företag börjar använda programvaran först efter att ha upplevt många problem med manuella, inmatningsrelaterade fel och massiv tidsåtgång vid försök att hålla programmet uppdaterat.
J.P. Morgan Workplace Solutions har den erfarenhet och de kunskaper som krävs för att vara din partner och tillhandahålla de automatiserade kapitalförvaltningssystem som du behöver. Kontakta oss om du vill få mer information om vår programvara för aktiebaserad ersättning och hur den kan hjälpa dig att driva ett aktieprogram.
OBS! Publikationen innehåller endast allmän information. J.P. Morgan Workplace Solutions ger i denna artikel inte några juridiska, finansiella, skatterelaterade, företagsrelaterade, professionella eller andra typer av råd.
J.P. Morgan Workplace Solutions Insights är inte en ersättning för professionell rådgivning och ska inte heller användas som sådan.
J.P. Morgan Workplace Solutions åtar sig inget ansvar för tillförlitligheten i informationen i detta dokument.
Observera! Publikationen innehåller endast allmän information och Global Shares ger inte, genom denna artikel några råd, oavsett om det gäller juridiska, finansiella, skatterelaterade, företagsrelaterade, professionella eller andra råd. Global Shares Academy är inte en ersättning för professionell rådgivning och ska inte heller användas som sådan. Global Shares åtar sig inget ansvar för tillförlitligheten i informationen i detta dokument.
