Det är tufft att driva ett företag. Många beslut ska tas, möjligheter ska utnyttjas, fallgropar ska undvikas – för att inte tala om det ständigt föränderliga konsumentlandskapet. För att göra det, och för att lyckas med uppdraget behöver du det bästa teamet. Du behöver medarbetare som är lika engagerade i ditt företags framtid som du är. Du behöver de bästa och de smartaste medarbetarna, och de måste förbli lika bra och lika smarta även på lång sikt.
Hur lyckas du med det? Hur kan du rekrytera de bästa medarbetarna, hålla dem engagerade och hindra dem från att lämna företaget? Med tanke på att du läser en artikel med ordet personaloptioner i titeln utgår jag ifrån att du har en idé.
Och du har rätt. Optionavtal för aktier är inte de mest effektiva verktygen för att säkerställa att företagets framgång börjar inifrån. Men att planera och utforma optionavtal för aktier är bara början. Att hantera planen, från början till slut, kräver mycket jobb.
Här är några saker du behöver göra om du vill hantera dina program för personaloptioner i startups.
Samla in medarbetarnas uppgifter
Du kommer att behöva både personalavdelningen och ekonomi-/löneavdelningen för detta steg. Och alla andra steg.
Personalavdelningen är oerhört viktig från början. Du måste ta reda på hur länge varje anställd har arbetat på företaget och vilken typ av avtal de har för att avgöra vem som är berättigad och hur mycket aktieersättning de ska få. Och inte bara i början av programmet för nya personaloptioner. Olika jurisdiktioner har olika skattesystem – och om dina anställda byter sin hemvist kan deras skatteskyldighet förändras.
Löneavdelningen uppfyller olika funktioner vid optionavtal för aktier, men i det här fallet behöver de lämna ut information om löner.
Respektera jurisdiktioner
Ditt företag kan falla under endast en jurisdiktion – men chansen är stor att det faller under flera. Det är mycket viktigt att förstå dessa jurisdiktioner, de olika skattelagarna och hur de påverkar dina anställda. Ett program som fungerar utmärkt för ditt kontor i Tokyo kanske inte fungerar för de anställda på din italienska filial.
Det finns också olika lagar kring anställning och ersättning, samt nya personaloptioner i olika jurisdiktioner. Dessa måste övervägas i god tid innan några program införs eller företaget expanderar.
Rapportering
Optionavtal för aktier omfattar många rapporter. Väldigt många. Det finns rapporter om transaktioner, bidrag, skatter, löner och många fler. Varje rapport måste vara komplett, korrekt och – framför allt – i tid.
Det finns även en lite annorlunda form av rapportering – kommunikation.
Kommunikation vid nya personaloptioner
Det finns två typer av kommunikation. En är kommunikation till deltagare, och omfattar en stor del av hanteringen av optionavtal för aktier. Allt är gott och väl när du har inrättat ett program – men du vill att dina anställda ska gå med. Du måste se till att du kommunicerar fördelarna med nya personaloptioner på ett effektivt sätt och visar dina medarbetare att det är enkelt att registrera sig.
Men det finns en annan typ av kommunikation – intern kommunikation. Den är oerhört viktig. Varje avdelning måste hållas informerad om alla de förändringar, både på företaget och utanför, som kan påverka programmet. Löneavdelningen behöver veta om det finns nya medarbetare eller policyer från personalavdelningen. Personalavdelningen behöver veta om det finns några ändringar i lagar och bestämmelser från den juridiska avdelningen. Och så vidare. Här kommer ett exempel.
Om du är som jag får du ont i huvudet av uttryck som källskatt. Men det är en viktig del av alla optionavtal för aktier. Det är inte så enkelt som att löneavdelningen drar av ett belopp till ett spar- eller köpkonto varje månad. Det finns vissa förfallotider och riktlinjer som måste följas, och dessa kan ändras då och då. Om ändringarna inte kommuniceras på rätt sätt kan problem uppstå.
Fast nästan inget kan vara så illa som att trassla till det med följande.
GDPR-efterlevnad
GDPR är ett riktigt modeord nuförtiden. Och det är som sig bör – den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har förändrat många företag i Europa. Alla personaluppgifter som du hanterar – skattedokument, kontraktsinformation, ekonomiska rapporter etc. – måste följa dataskyddsförordningen.
Påföljderna för att bryta mot dataskyddsförordningen, även av misstag, kan vara oerhört stränga. Om du råkar bryta mot dataskyddsförordningen eftersom du inte ägnar tillräckligt mycket tid åt hur du hanterar personuppgifterna för dina aktieprogram kan detta vara det värsta affärsbeslut du någonsin tagit.
Klarar du av det?
Du kanske börjar tvivla på dig själv. Det är många bitar som måste falla på plats, och det är mycket som står på spel. Du kanske börjar tänka om huruvida du ska ha ett program för aktieersättning över huvud taget.
Gör inte det. Tänk på allt mervärde som program för aktieersättning för med sig, och alla fördelar de erbjuder dig och dina anställda. Visst kan pappersarbetet vara avskräckande, men det finns en enkel lösning. Låt någon annan sköta det hela åt dig.
Här på Global Shares erbjuder vi hantering av program för aktieersättning sedan 15 år tillbaka. Kontakta oss idag för att få veta hur vi kan hjälpa dig att starta ditt program.
Observera! Publikationen innehåller endast allmän information och Global Shares ger inte, genom denna artikel några råd, oavsett om det gäller juridiska, finansiella, skatterelaterade, företagsrelaterade, professionella eller andra råd. Global Shares Academy är inte en ersättning för professionell rådgivning och ska inte heller användas som sådan. Global Shares åtar sig inget ansvar för tillförlitligheten i informationen i detta dokument.
