En gång i tiden var kalkylblad toppmoderna verktyg för att organisera data, vilket innebar att man tålmodigt stod ut med dess begränsningar. Men företagen behöver inte längre uthärda den frustration som kalkylblad kan medföra eller riskerna som är förknippade med användningen när de sköter sina aktieböcker för medarbetare.
Nuförtiden är programvara för hantering av aktiebrev det bästa sättet för företag att sköta sina aktieprogram, och ändå finns det många som fortfarande använder kalkylblad. Att kalkylblad är så vanliga beror säkert på att under en längre tid så var dessa det enda verktyget man hade. Men man ska inte använda kalkylblad bara för att man alltid har gjort det, och man ska framförallt inte använda dem för viktiga uppgifter när det finns bättre lösningar.
De företag som förlitar sig på kalkylblad för att behandla stora volymer med komplexa uppgifter gör inte bara livet svårt för sig själva, utan de skapar onödiga problem som kan undvikas. Vi överdriver inte. De olika resultaten som är förknippade med användningen av kalkylblad för hantering av cap tables istället för programvara kan vara väldigt påtagliga.
Farorna med att sköta aktieböcker för medarbetare på kalkylblad
Det kan vara svårt att sluta använda kalkylblad eftersom de används för att behandla så många olika saker.
Så, vilka är några av de vanligaste fallgroparna med kalkylblad och varför ska företag tänka sig för innan de börjar sköta sina aktiebrev för medarbetare med den typen av verktyg?
1: Mänskliga fel inträffar:
Kalkylblad är som gjorda för att fel ska uppstå. En person som stirrar sig blind på en uppsjö av siffror kommer förr eller senare att begå ett fel. Det är oundvikligt. Problemet med aktieböcker är att mänskliga fel vid inmatning av uppgifter kan få allvarliga konsekvenser längre fram. Även ett enkelt stavfel eller avrundningsfel kan leda till allvarliga problem.
2: Skalbarhetsproblem kommer att uppstå i takt med att företaget växer:
I den allra första början, när ett företag är nyetablerat, kan ett kalkylblad räcka för att sätta upp och hålla reda på ändringar i cap tables. Men om verksamheten börjar växa kan dokumentet snabbt bli mer invecklat, och att hålla reda på ändringar i cap table – för att inte tala om utfärda optioner, hålla reda på vestingscheman och kategorisera olika klasser av aktieägare – i ett kalkylblad kan bli väldigt problematiskt.
3: Det kan vara svårt att hålla reda på versioner:
Kalkylblad är lätta att kopiera och dela, vilket ökar risken att olika versioner av kalkylbladet med aktiebrev cirkulerar bland arbetskollegor, med ändringar som kanske gjorts i en version men inte i en annan. Problemet är att detta kan skapa oklarhet och förvirring om vilken version som är den definitiva eller om en viss version innehåller alla uppdateringar som gjorts.
4: Kalkylblad är både tids- och arbetskrävande:
Kalkylblad uppdateras inte automatiskt. Varje ändring av personalstyrkan – medarbetare som börjar och slutar – och aktieägarskap måste matas in för hand. Och det tar tid. Bortsett från oundvikliga fel, gör både tiden och arbetsinsatsen som krävs för att hantera ett kalkylblad det till ett ineffektivt verktyg för aktiebrev, och ju mer invecklat ett kalkylblad för cap table blir, desto mer tid går det åt och desto mer ineffektivt blir det.
Om man tittar på dessa frågor var och en för sig verkar de inte särskilt problematiska, men problemen uppstår när kalkylbladets omfattning och därmed risker ökar. Problem är oundvikliga och i värsta fall kan olika problem uppstå på en och samma gång, som mitt i ett kaos tar mycket tid och insatser att lösa.
Det finns ett bättre sätt för att sköta aktieböcker och ditt aktieprogram för medarbetare
Att använda digitala plattformar är mycket effektivare för att hantera program för aktieersättning än kalkylblad
Det var en sak när Microsoft Excel var det enda alternativet, men de dagarna är för länge sedan förbi och den smärtnivån är inte längre nödvändig. Det finns andra alternativ nuförtiden. Programvara för hantering av aktiebrev gör det möjligt för företag att hantera anställdas aktieprogram på ett effektivt och relativt smärtfritt sätt. Många företag känner redan till den här möjligheten och drar nytta av den, medan andra inväntar onödiga haverier genom att fortsätta använda kalkylblad som utan tvekan har blivit helt överflödiga, tack vare programvaruutvecklingen under de senaste åren.
Programvara för aktiebrev gör det möjligt för företag att skapa och hantera ett brett utbud av belöningar. En av nyckelfunktionerna är automatisering som neutraliserar några av de fallgropar som är förknippade med konventionella kalkylblad. Automatisering bidrar till att reducerar risken för mänskliga fel och gör att hantering av uppgifter blir mindre tids- och arbetskrävande.
Dessutom är den här typen av programvara utformad av experter som förstår sig på aktiehantering, och verkar för att slutprodukten ska vara användarvänlig för både administratörer och programdeltagare. Programvaran gör det möjligt för administratörer att övervaka transaktioner och köra rapporter efter behov, och deltagarna får en personlig webbupplevelse som låter dem spåra och övervaka sina aktieinnehav på ett enkelt sätt.
Global Shares specialiserar sig på att erbjuda programvarulösningar för hantering av aktiebrev. Kontakta oss för att få mer information om hur du bäst hanterar ditt aktieprogram för medarbetare.
Mer information om hantering av cap table och hur vi kan samarbeta finns här.
Observera! Publikationen innehåller endast allmän information och Global Shares ger inte, genom denna artikel några råd, oavsett om det gäller juridiska, finansiella, skatterelaterade, företagsrelaterade, professionella eller andra råd. Global Shares Academy är inte en ersättning för professionell rådgivning och ska inte heller användas som sådan. Global Shares åtar sig inget ansvar för tillförlitligheten i informationen i detta dokument.
