Aktierelaterad ersättning och distansarbetare – vad du behöver veta

Advokater älskar underskrifter. Ännu bättre om underskriften tillkommer med ett datum. Men vad advokater verkligen älskar är att ha en underskrift med ett datum och att veta exakt var den undertecknades – skillnaden huruvida ett dokument undertecknades i New York eller på Nya Zeeland är enorm.

Geografi spelar en stor roll vad gäller juridik.

När det kommer till aktierelaterad ersättning för medarbetare spelar geografi också en stor roll, framför allt för hur vi utformar planer och belönar personal runtom i världen på olika sätt. Olika länder har olika incitamentssystem, vilket driver människor mot en viss typ av system, och skattesatserna är olika i hela världen.

Ett smart företag vet det här och utformar ett program för aktierelaterad ersättning så att det passar alla rörliga delar som utgörs av dess medarbetare. Och ”rörliga delar” är i dagsläget en mycket lämplig beskrivning – trots att vi har varit inlåsta i våra hem under den större delen av det senaste året har vi ändå sett många förflyttningar mellan länder när det kommer till varifrån folk jobbade under pandemin.

Människor fattar numera beslut om var de ska bo och jobba utifrån en helt ny uppsättning faktorer, främst baserade på frågan: ”Kan jag jobba på distans därifrån?” Den frihet som hybridarbete och distansarbete erbjuder vissa yrkesgrupper innebär att de nu kan flytta till nya områden och andra länder.

Vi tänker inte gå in på de möjliga samhällskonsekvenserna av detta (vi kan spara den diskussionen till när vi alla kan träffas och äta middag ihop igen) utan fokuserar istället på hur detta kan påverka aktieoptioner och aktierelaterade ersättningar för medarbetare.

På vilket sätt kan hybridarbete förändra aktierelaterade ersättningar och aktieprogram för medarbetare?

Utmaningarna med hybridarbete och aktieoptioner

För det första måste vi säga att vi inte har alla svar – några av frågorna börjar dyka upp först nu – men det är inte mycket som kommer att förändras. Vi har utformat gränsöverskridande aktierelaterade ersättningar i flera år nu (du kan se ett exempel på en kundberättelse här) och har alltid tagit hänsyn till olika lagar och bestämmelser i varje jurisdiktion.

Vissa av utmaningarna (och lösningarna) nedan har vi redan stött på tidigare. Det som kan förändras är omfattningen och översynen av de verkliga utmaningarna.

                              I de allra flesta fall betalar du skatt där du arbetar (och inte där ditt företag är baserat)

Om du betalar ut en månadslön till en person behöver du bara tänka på var personen har sin hemvist just den månaden. När det kommer till aktieoptioner för medarbetare, som vanligtvis löper i tre år eller mer, måste du ta reda på distansarbetarens skatteplikt för perioden ifråga och var hen har sin hemvist under den tiden.

Återigen, vi har alltid jobbat på det här sättet. Folk flyttar mellan länder (och detta gäller även för olika delstater om du bor i USA) av alla möjliga skäl och företag brukar hålla reda på dessa förflyttningar på individuell basis.

Vad som skiljer sig nu är förflyttningarnas omfattning och frekvens samt hur det ska bli möjligt att spåra dessa förflyttningar.

Fråga dig själv en sak: Förekommer det fall på ditt företag där någon jobbade från en plats som ledningen inte kände till? Känner du någon som i hemlighet bodde i London med sin familj istället för i sin lilla lägenhet nära huvudkontoret i Paris?

Frågan som många av dem ställde sig var: ”Vad spelar det för roll? Om jag utför samma jobb här som om jag var där, spelar det verkligen någon roll?” När det kommer till de faktiska arbetsuppgifterna har de förmodligen rätt – i många fall spelar det ingen roll var du tillverkar varorna så länge du gör det – men i rättslig mening kan detta orsaka alla möjliga problem.

Samla in data på rätt sätt, oavsett var dina distansarbetare befinner sig

Varje land har olika inkomstskattesatser och olika anställningslagar, vilket innebär att du som företag kan komma att följa ett visst regelverk medan din medarbetare följer ett annat. Under pandemin har den här typen av arrangemang till en stor del ignorerats av regeringar, men när det blir allt vanligare kommer det säkert att bli mer reglerat.

Det finns också en större motivation att införa en förordning eftersom länders skatteuttag har drabbats hårt under det senaste året. Länder kommer att leta efter sätt för att få tillbaka skatten och de miljarder som strömmar genom aktieoptioner utgör ett självklart mål.

Vad är lösningen på det här problemet? Insamling av exakta uppgifter.

Arbetsgivare måste börja samla in uppgifter om var deras medarbetare befinner sig och vid vilken tidpunkt samt införa rutiner för självrapportering. En självrapport kan även bli en del av anställningsavtalet för att säkerställa efterlevnaden.

Den juridiska bördan ligger trots allt på arbetsgivaren när det gäller detta område, inte på arbetstagaren. Bob Grayson, partner på den globala efterlevnadsexperten, Tapestry, belyste detta nyligen i ett Global Shares webbseminarium.

”I drygt 80 % av världens länder, om du ger en förmån som aktieoptioner till din medarbetare, då har du som arbetsgivare ansvaret att korrekt ta ut och rapportera skatt för den personen, så detta kommer absolut att bli ett arbetsgivarproblem”, säger Bob. ”Förr i tiden skulle det bara handlat om lönen i det land där personen befinner sig, men i framtiden kan det komma att omfatta flera löner.”

Bob underströk att den största risken för arbetsgivare när det gäller efterlevnad och aktierelaterad ersättning i en hybrid arbetsmiljö är att lyckas med rätt skatterapportering och källskatt. Om du gör fel har du det ekonomiska ansvaret.

Att samla in data och använda programvara för aktierelaterad ersättning, t.ex. Global Shares-plattformen, underlättar att göra saker och ting på rätt sätt och automatisera den löpande processen.

Regulatoriska utmaningar

                                                     Att utforma ditt program för aktierelaterade ersättningar så att det följer lagarna i olika länder är ett måste

Vi har pratat om möjliga utmaningar när det kommer till skatt och aktieoptioner, men vad sägs om regulatoriska utmaningar?

Som exempel kan vi ta värdepapperslagstiftning (lagar som gäller aktier) och tilldelning av aktieoptioner till en individ. Vi har ”John Smith” som bor och jobbar i Storbritannien, men råkar jobba i Japan när han får ett erbjudande om värdepapper. I det här fallet gäller japanska lagar för transaktionen, inte brittiska.

Det här innebär att organisationer måste vara medvetna om 1) var deras medarbetare befinner sig och 2) vilka är konsekvenserna av att erbjuda värdepapper på en persons nuvarande plats.

Regulatoriska utmaningar finns vart du än går, allt från enkla hinder till stora utmaningar beroende på plats, vilket innebär att du måste integrera dem i din strategi för aktierelaterade ersättningar.

En helt ny värld av aktieoptioner?

Advokater älskar verkligen underskrifter svart på vitt. I ett digitalt landskap där folk jobbar på distans i världens alla hörn spelar det ingen roll om det vita är vitt eller inte – men underskriften och var den gjordes är fortfarande viktig.

I takt med att medarbetare blir alltmer benägna att flytta till nya områden och jobba på distans, är det arbetsgivarens ansvar att ta reda på hur detta kommer att påverka allt de gör – inklusive aktieersättningsprogram – och agera därefter eller riskera att inte uppfylla efterlevnadskraven med rättsliga konsekvenser som följd.

Vill du ha programvara för aktierelaterade ersättningar som är utformad för en modern, hybrid arbetskraft? Kontakta våra experter idag genom att klicka på knappen nedan.