かつて、エクセルやスプレッドシートはデータを整理する最新テクノロジーでした。そのため不都合な制約があっても、それはほとんど仕方がないことだとしてあきらめ、受け入れなければいけませんでした。しかしもはや企業は、エクセルを使用して、歯がゆい思いをする必要はなくなりました。さらに重要なのは、資本政策表や持株会の運営にエクセルを使用することで生じるリスクを抱える必要がなくなったということです。
現在は、株式管理ソフトを使用するのが、最もよい管理方法となっていますが、まだエクセルを使用している企業も多数あります。エクセルがまだ一般的であるのは、単に長い間、それしか手段がなかったからです。しかし、常にエクセルを使ってきたというだけの理由で、他にもっと優れたソリューションがあるのに重要なタスクにエクセルを使用し続けているのは、とても残念なことです。
それだけでなく、膨大かつ複雑なデータを管理するためにエクセルに頼っている企業は、業務を不要に困難にしていて、悲惨な状況を招きかねません。これは、大げさな話ではありません。資本政策表管理ソフトを使用した結果と、スプレッドシートを使用した結果と、その違いは鮮明です。
資本政策表や持株会をエクセルで管理する場合のリスク
様々な業務を主にエクセルで処理をするという習慣を断ち切るのは難しいことかもしれません。
では、エクセルに関連してどのような問題がよく起こるのでしょうか？なぜ企業は資本政策表や持株会をエクセルで管理することを考え直す必要があるのでしょうか？
1: 人的エラーの発生:
エクセルでは間違いが起きます。人間が膨大な数の数字を眺めていれば、いつか間違いを起こします。それは避けようがありません。株式報酬制度の問題は、データ入力における人的エラーが、深刻な問題を導くかもしれないということです。単純な綴りや四捨五入の間違いが、重大な問題の原因になる可能性があります。
2: 規模が拡大するにつれて、資本政策表の拡張性が問題になる:
会社がまだ初期の段階の頃は、資本政策表を作成し、初期の変更を追跡するのにエクセルで十分だと思うかもしれません。しかし、企業が成長し、そのファイルが急激に複雑になると、資本政策表の変更（オプションの発行、権利付与のスケジュール、株主の複数クラスの分類など）をエクセルで追跡することは次第に難しくなってきます。
3: 資本政策表のバージョン管理ができない可能性:
エクセルは簡単にコピーして共有することができます。社内の同僚の間で回覧する文書に複数バージョンが存在し、1つのバージョンに加えられた変更が別のバージョンには記録されていないなどのリスクが生じます。この結果、どのバージョンが最新なのか、ある時点ですべてのアップデートが含まれているバージョンはどれかに曖昧になり、混乱が生じます。
4: エクセルでの資本政策表作成には時間と労力を要する:
エクセルは自動的にアップデートされません。追加でも削除でも全ての変更に人手が必要で、株式の保有を手作業で記録する必要があります。そしてそれには時間がかかります。上述したように、エラーが不可避である上に、エクセルを維持するためにかなりの時間や労力が必要であるため、作業は非効率になります。資本政策表のエクセルが複雑になればなるほど、さらに時間がかかり、その作業はより非効率になります。
おそらくこれらの問題のどれも個別に見ればさほど問題ではないように見えるでしょうが、エクセルに関連するネガティブな可能性の累積には苦難が伴います。問題が起こることは不可避で、最悪のシナリオは、複数の問題が同時に生じ始め、問題を生じさせるような混乱の中で、解決する時間と労力が多く必要とされることです。
資本政策や持株会をもっとうまく運営する方法があります
デジタルプラットフォームを使用すると、エクセルよりもはるかに効率的に資本政策表や従業員株式報酬制度を管理することができます。
Microsoft Excelが唯一の選択肢であった時に、企業はExcelしかないと妥協していました。その時代は去り、苦労をする必要はもうありません。現在は、他の方法があります。株式管理ソフトを使用すれば、企業は持株会を効率的に、相対的に労力を使わずに運営することができます。多くの企業は既に株式管理ソフトについて認識し、恩恵を受けています。しかし、近年より優れたソフトウェアが開発されたのにも関わらず、エクセルの資本政策表形式にこだわり、将来的な問題を抱えている企業もまだあります。
株式管理ソフトを使用すると、企業は様々な株式報酬タイプを付与を設定し、管理できます。主な機能の1つに自動化機能があり、従来のエクセルに関連する落とし穴のいくつかを防ぎ、人的エラーを削減し、制度のデータ管理にかかる時間と手間を削減します。
また、このようなソフトウェアは、ストックオプション管理に精通している専門家が設計したもので、最終製品が制度の管理者や参加者などのユーザーにとって使いやすいものになるようになっています。管理者にとって、このソフトウェアの利点は、取引をモニターし、必要に応じてレポートを作成できることです。参加者にとっては、パーソナライズされたポータルを、プロセスについてわかりやすい説明を受け使用し、ほとんどストレスなしで、株式保有高を追跡し、モニターできることです。
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