Le aziende che offrono ai dipendenti piani di incentivazione basati su strumenti finanziari generalmente comprendono l'importanza di dotarsi di un software di gestione in due modi: uno semplice e l'altro complicato.
Il modo più semplice: una soluzione semplificata
Il modo più semplice consiste nel riconoscere ilprima possibile i vantaggi in termini di tempo, affidabilità ed efficienza associati all'automazione del processo di amministrazione. Ciò ti porterà di conseguenza a cercare un provider come Global Shares approfittando della nostra solida esperienza nel settore.
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Il modo complicato: processi manuali e fogli di calcolo
Il modo più difficile è un sistema particolarmente complesso, che prevede procedure inutili e dispendiose in termini di tempo.
Le aziende che inizialmente optano per un approccio manuale basato su fogli di calcolo per la gestione dei piani azionari per i dipendenti, alla fine decideranno con molta probabilità di dotarsi di un software, ma solo dopo aver sopportato molti mal di testa e aver dovuto gestire errori inevitabili connessi all'inserimento manuale di dati e/o lo straordinario impegno in termini di tempo necessario per mantenere aggiornati i vari dettagli del piano.
L'opzione del foglio di calcolo sembra fattibile in un primo momento, ma tale scelta spetta di solito ai principali decision-makers che non si sono mai occupati del monitoraggio di un piano azionario per i dipendenti e pertanto sottovalutano la quantità di tempo, impegno e costante attenzione ai dettagli necessaria per svolgere questa attività man mano che la struttura dell'azionariato dell'azienda diventa più complessa nel corso del tempo.
Svantaggi della gestione manuale dei piani azionari
Nella realtà, gestire internamente i piani di incentivazione a base azionaria comporta numerose potenziali insidie. Ecco alcuni dei problemi tipici che possono presentarsi:
1. Sovraccarico di lavoro amministrativo
Anche se il mantenimento del piano azionario non si è rivelato dispendioso in termini di tempo (ma in realtà lo è), il tempo speso per farlo potrebbe essere utilizzato per altre attività. Anche se nell'immediatezza non sembra essere un grande problema, è necessario prendere in considerazione le relative implicazioni nel corso di mesi e anni. Il numero di ore in una giornata lavorativa è limitato, e di certo non desideri che il personale che ricopre ruoli chiave accantoni altre priorità per occuparsi delle varie attività e problemi amministrativi relativi aipiani azionari che si presentano quasi quotidianamente.
2. Promozione e Partecipazione
Quando lanci e gestisci un piano azionario internamente, corri il rischio di non promuoverlo in modo efficace come invece farebbe un partner esterno con competenze specifiche nel settore. Una componente fondamentale di qualsiasi piano azionario di successo è la partecipazione. Ciò si traduce nella necessità di coinvolgere i propri dipendenti per poi convertire il loro interesse in adesione al piano. Se i dipendenti non comprendono cosa viene proposto o non ne vedono i vantaggi, ciò influirà negativamente sul tasso di partecipazione.
3. Tecnologia, facilità di utilizzo e comprensione di base
Da questo punto di vista, quando un piano è gestito tramite fogli di calcolo, può essere difficile per i partecipanti comprendere l'andamento delle loro azioni. Inoltre, anche eseguire transazioni può rivelarsi un processo lento e dispendioso in termini di tempo. In definitiva, se non rendi il processo il più intuitivo possibile per i potenziali partecipanti, il tuo piano risulterà meno interessante per loro. Un piano azionario gestito su un foglio di calcolo non è per sua natura di semplice utilizzo o almeno non intuitivo come dovrebbe essere.
4. In che misura il piano funziona correttamente
Gestire internamente il piano azionario in maniera manuale su un foglio di calcolo può inoltre far mettere in dubbio il suo adeguato funzionamento. Il tempo impiegato a cercare di garantire che tutti i dati siano aggiornati e che il file sia privo di errori probabilmente non ti consentirà di confrontare il tuo piano con quello dei concorrenti e di verificare di essere aggiornati con le migliori pratiche.
Uno degli obiettivi principali di qualsiasi piano azionario è aiutarti ad attrarre e a fidelizzare personale chiave. Devi quindi sapere se da questo punto di vista il tuo piano fa la differenza o meno. Se non hai le idee chiare su questo punto fondamentale, allora potrebbero esserci dei problemi.
5. Affidabilità
Per certi aspetti, questo è l'elemento più ovvio, ma non può essere tralasciato. Affidarsi all'inserimento manuale di dati su fogli di calcolo comporta quasi sempre che vengano commessi degli errori. Nel corso del tempo l'errore umano è inevitabile, e quando si insinua in un foglio di calcolo potrebbe non essere immediatamente individuato e venire quindi ripetuto per un determinato periodo, rendendo difficile risalire alla fonte che lo ha generato. Pur essendo un'affermazione ovvia, questo tipo di scenario deve essere evitato, se possibile. E, in realtà è possibile evitarlo, semplicemente eliminando i fogli di calcolo.
L'importanza di un software per la gestione dei piani azionari
Le soluzioni amministrative dell'equity compensation sono complesse e altamente specializzate e richiedono il rispetto di rigorose norme di reporting e compliance, generando una forte pressione quotidiana sui professionisti delle funzioni di Risorse Umane e Compensation. Se considerata da questo punto di vista, optare per una soluzione in-house equivale a complicarsi la vita.
Perché ricorrere a questa soluzione quando sono disponibili metodi decisamente migliori? Ciò ci riporta al nostro concetto iniziale di modo semplice e modo complicato.
Il modo complicato, senza alcun dubbio, è scegliere una soluzione in-house. Il modo più semplice, relativamente parlando, è optare per un approccio automatizzato per la gestione dei piani di incentivazione azionaria dei tuoi dipendenti. Nello specifico, hai bisogno di una soluzione completa, gestita tramite un processo online automatizzato, in grado di sincronizzarsi con i diversi sistemi HR, gestione delle buste paga, calcolo della fiscalità, contabilità e i sistemi di reporting. Questo metodo ti consentirà di risparmiare tempo e risorse, e al tempo stesso di ridurre in misura significativa il rischio di errori connesso all'inserimento manuale di dati. Inoltre, il software automatizzato comporta una migliore esperienza per i partecipanti, la cui importanza va decisamente apprezzata.
Quando si cerca inizialmente di illustrare i vantaggi del piano ai dipendenti, non si tratta soltanto di offrire azioni, ma anche di rassicurarli sul fatto che saranno in grado di gestire il loro pacchetto azionario con relativa facilità. Ciò non sarà possibile se si utilizzano fogli di calcolo. Un software dedicato, invece, offre ai partecipanti strumenti di gestione dell'account online e un sistema molto più semplice per eseguire transazioni. Essere in grado di enfatizzare questi aspetti renderà il piano più attraente per i dipendenti che di conseguenza saranno maggiormente propensi a partecipare.
Dunque, perché dovresti esternalizzare la gestione dei piani azionari?
Global Shares: il tuo provider per la gestione dei piani azionari
A questo punto dovrebbe essere ormai chiaro che cercare di impostare e gestire in autonomia il piano azionario potrebbe rivelarsi una prospettiva scoraggiante, sia in termini di tempo impiegato sia di potenziali rischi coinvolti e dell'effettivo lavoro richiesto.
Global Shares ha l'esperienza e le competenze per essere il tuo partner e fornirti la piattaforma di gestione del piano azionario di cui hai bisogno.
Il nostro strumento è una piattaforma pluripremiata, che sostituisce le complessità amministrative del passato grazie a un software intelligente e semplificato, in grado di gestire le complessità di qualsiasi piano e di qualsiasi tipo di assegnazione. Ottimizza l'esecuzione quotidiana di transazioni con la completa automazione dell'amministrazione, del monitoraggio e del reporting di tutte le attività connesse al piano azionario.
Comprende funzionalità chiave come calcoli complessi della tassazione, imformazioni relative a vesting e restrizioni, un centro di comunicazione estremamente flessibile, indicazione del prezzo delle azioni, feed del tasso di cambio e capacità di importazione/esportazione di file in diversi formati.
Tutti i requisiti di amministrazione del piano azionario sono soddisfatti con una gamma completa di servizi di gestione lato HR e lato beneficiario e, inoltre, attraverso strumenti di financial reporting a portata di mano.
Offre inoltre altre funzionalità tra cui:
1. Tutte le domande, i requisiti e le preoccupazioni riguardanti l'amministrazione del piano azionario vengono discussi, documentati e trattati in una riunione illustrativa iniziale, per stabilire come possiamo soddisfare al meglio le tue esigenze.
2. La tua soluzione completa di amministrazione del piano azionario viene impostata in maniera rapida e specifica in base alle tue esigenze e a quelle dei tuoi dipendenti.
3. Tutti i tipi di attribuzioni, premi e piani sono gestiti online, dai piccoli piani di stock options per dirigenti ai grandi piani azionari globali, fino alle varie tipologie di premi personalizzati.
4. Ti verrà assegnato un Relationship Manager dedicato che conoscerà te, le tue esigenze e il tuo piano e ti fornirà assistenza in tutte le fasi.
5. Grazie al nostro Portale per i Partecipanti puoi ridurre in misura significativa il tuo carico di lavoro e i costi.
Per riassumere, Global Shares ti fornirà tutti gli strumenti di cui hai bisogno per gestire informazioni, offrire assistenza ai dipendenti e rispettare la compliance attenendosi a norme e regolamenti pertinenti.
Con il nostro software per la gestione dei piani azionari, mettiamo la nostra conoscenza e le nostre competenze a tua disposizione. Dopo tutto, siamo una società di proprietà dei dipendenti e le nostre persone sono la nostra principale risorsa. Riconosciamo l'importanza della partecipazione azionaria dei dipendenti e desideriamo che anche tu possa apprezzarla.
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Importante: questa pubblicazione contiene solo informazioni di carattere generale; attraverso questo articolo, Global Shares non fornisce alcuna consulenza, sia essa legale, finanziaria, fiscale, aziendale, professionale o di altra natura. La Global Shares Academy non sostituisce una consulenza professionale e non deve essere utilizzata come tale. Global Shares non si assume alcuna responsabilità per l’affidamento che l’utente faccia sulle informazioni qui fornite.
