Dirigere un’azienda è un lavoro duro. Occorre destreggiarsi tra moltissime decisioni: opportunità da cogliere, insidie da evitare, promuovere l’engagement dei dipendenti, e uno scenario di consumatori in costante mutamento. Per farlo e avere successo è necessario il team migliore. Servono dipendenti impegnati nel futuro della vostra azienda quanto voi. Servono i migliori, i più brillanti e occorre che restino brillanti come il primo giorno.
Come riuscirci? Come assumere i migliori dipendenti, mantenerli ingaggiati e impedire che se ne vadano? Dal momento che state leggendo un articolo sull’Equity Compensation, immagino che ne abbiate un’idea.
Esattamente. I piani di Equity Compensation sono di gran lunga gli strumenti più efficaci per assicurarsi che il successo dell’azienda inizi dall’azienda stessa. Tuttavia, pianificare e progettare un piano di Equity Compensation è solo l’inizio. Gestire il piano, dal lancio alla fine, richiede molto più lavoro.
Ecco alcune attività da svolgere per la gestione dei piani di Equity Compensation.
Raccogliere i dati dei dipendenti
In questa fase (e in tutte le altre) dovrete avvalervi dei dipartimenti di Risorse Umane e Contabilità/Paghe.
Il dipartimento di Risorse Umane è fondamentale fin dall’inizio. Per stabilire chi è idoneo e l’ammontare di Equity Compensation adeguato, è necessario sapere da quanto tempo ciascun dipendente lavora per l’azienda e i dettagli del suo contratto. E questo non solo nelle prime fasi del piano. Diverse giurisdizioni hanno diversi sistemi fiscali e, se i dipendenti cambiano residenza, i loro obblighi fiscali potrebbero cambiare.
Il dipartimento Paghe deve svolgere una serie di compiti che riguardano i piani di Equity Compensation; in questo caso deve fornire informazioni sugli stipendi.
Rispettare la giurisdizione
La vostra azienda potrebbe rientrare in diverse giuridisdizioni. È fondamentale comprendere queste giurisdizioni, le loro diverse normative fiscali e come vengono applicate ai dipendenti. Un piano che si adatta alla vostra filiale di Tokyo potrebbe non esserlo per i dipendenti della filiale italiana.
Più giurisdizioni comportano anche leggi diverse su lavoro e retribuzione. È necessario tenerne conto con largo anticipo se si progetta il lancio di un piano o un’espansione aziendale.
Reporting
I piani di Equity Compensation comportano molte attività di reporting. Si, molte. Occorre redigere relazioni per le transazioni, i contributi, le imposte, monte retribuzioni e molto, molto altro. Ognuno di questi deve essere completo, accurato e, soprattutto, redatto in modo tempestivo.
Esiste anche una forma leggermente diversa di rendicontazione: la comunicazione.
Comunicazione
Esistono due tipi di comunicazione. In primo luogo la comunicazione con i partecipanti che costituisce una parte importante della gestione del vostro piano di Equity Compensation. Va bene stabilire un piano, ma è necessario che i dipendenti vi aderiscano. Occorre assicurarsi di comunicare i vantaggi del piano in modo efficace e render semplice l’adesione per i dipendenti.
Ma esiste un altro tipo di comunicazione: la comunicazione interna. Si tratta di un punto cruciale. Ciascun dipartimento deve essere aggiornato su cambiamenti, all’interno o all’esterno dell’azienda, che potrebbero incidere sul piano. Il dipartimento HR deve comunicare al reparto Paghe se si stanno effettuando nuove assunzioni o sono in atto nuove politiche. L’Ufficio legale deve comunicare al reparto HR eventuali aggiornamenti della giurisdizione. E così via. Ecco un esempio.
Termini come aliquota marginale sono, per molti, incomprensibili. Eppure questi termini rappresentano una parte molto importante di un piano di Equity Compensation. Non è semplice detrarre mensilmente un contributo in busta paga per un piano di risparmio o di acquisto di azioni. Esistono scadenze e linee guida da rispettare e che possono subire cambiamenti. Se i cambiamenti non vengono comunicati in modo appropriato, potrebbero determinare conseguenze molto gravi.
Tuttavia, non c’è niente di peggio che sbagliare su ciò che segue.
Conformità GDPR
Oggigiorno, GDPR è la parola d’ordine. E così deve essere, poiché il GDPR ha cambiato drasticamente il volto di molte imprese in Europa. Tutti i dati dei dipendenti, i numerosi documenti fiscali, le note contrattuali, i rapporti finanziari, ecc., devono essere gestiti in modo conforme al GDPR.
Le sanzioni per la violazione del GDPR, anche accidentale, possono essere incredibilmente severe. Una violazione del GDPR, per non aver dedicato tempo sufficiente al modo in cui vengono gestiti i dati di Equity Compensation, potrebbe essere la peggiore decisione aziendale che abbiate mai preso.
Come rimanere conformi?
Potreste iniziare col porvi delle domande. Occorre parecchia logistica e la posta in gioco è piuttosto alta. Potreste addirittura rinunciare di lanciare il piano di Equity Compensation.
Non fatelo. Ricordate il valore e i vantaggi che un piano di Equity Compensation può apportare all’azienda e ai dipendenti. Sì, i documenti cartacei possono scoraggiare, ma esiste una soluzione semplice. Qualcun altro può gestire il tutto per voi.
Global Shares si occupa da 15 anni di gestione dei piani di Equity Compensation. Contattateci subito per scoprire come possiamo aiutarvi a lanciare il vostro piano.
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