7 migliori pratiche per gli LTIP

Ci sono molte ottime ragioni per offrire ai dipendenti un piano di incentivazione a lungo termine (Long Term Incentive Plan o LTIP), ma uno dei motivi più interessanti per le aziende è quello di offrire ai dipendenti un incentivo a impegnarsi e rimanere concentrati nel lungo periodo.

Oggi parleremo di come creare un LTIP efficace, illustrando le migliori pratiche per i piani di incentivazione a lungo termine.

Perché il tuo piano di incentivazione a lungo termine non funziona?

Un LTIP può fallire se non è stato creato adeguandosi alle esigenze dei dipendenti e dell’azienda. Spesso sentiamo dire che i dipendenti ritengono che gli obiettivi fissati per loro siano irraggiungibili oppure non comprendono come, raggiungendoli, possano esercitare un’influenza positiva. Allo stesso tempo, gli amministratori dei piani possono essere oberati dalla gestione di più piani simultaneamente, ciascuno con i propri parametri di performance e requisiti di reporting.

Quindi, se pensi che il tuo piano non stia funzionando come previsto, chiediti:

• I dipendenti trovano il tuo LTIP troppo complicato?
• Riesci a comprendere cosa può aiutarti a raggiungere ciascun premio degli incentivi di lungo termine (ILT)?
• Le metriche delle performance dell’LTIP sono troppo complesse da tracciare e monitorare?
• I dipendenti ritengono che gli obiettivi siano troppo difficili o troppo facili da raggiungere?
• Il piano è stato comunicato in maniera chiara e adeguata ai dipendenti potenziali e attuali?

Che tu stia avviando un nuovo piano o rivedendo uno esistente, in generale, puoi migliorare le prestazioni dei tuoi LTIP in sette modi:

1. Stabilisci degli obiettivi realistici

Puntare a raggiungere tutti gli obiettivi contemporaneamente non è facile. Allo stesso tempo, sovraccaricare il tuo team potrebbe renderlo confuso, meno produttivo ed esausto. Identifica piuttosto le priorità principali e allinea i dipendenti di conseguenza nell’ambito di un piano di incentivazione di lungo termine.

In questo processo, puoi anche individuare eventuali limitazioni, come limiti di budget o di risorse interne, per dare forma a un piano ideale e su misura per le tue esigenze aziendali.

Stabilire degli obiettivi ti consente di prendere una decisione informata su come strutturare l’LTIP e di verificare efficacemente i risultati del piano.

2. Comprendi i premi degli ILT

Anche se riesci a identificare gli obiettivi chiave, il tuo piano potrebbe non funzionare se non hai compreso ciascun premio degli ILT e il modo in cui ciascuno di essi si inserisce nel piano.

Ad esempio, le stock options possono contribuire a migliorare il prezzo delle azioni, mentre le performance shares possono aiutare a raggiungere specifici obiettivi finanziari/operativi.
Se offri ai dipendenti delle opzioni nella speranza di incentivarli a creare valore per gli azionisti, è probabile che otterrai scarsi risultati. Considera invece la possibilità di collegare i premi degli ITL al miglioramento del ROIC, ovvero il ritorno sul capitale investito, che è direttamente correlato alla creazione di valore per gli azionisti, al fine di avere un migliore allineamento.

Consulta la nostra guida agli LTIP per scoprirne i pro e i contro.

3. Scegli la controparte giusta per il benchmarking

Lo scopo di un LTIP è quello di incentivare i dipendenti a raggiungere gli obiettivi desiderati, quindi è importante offrire una retribuzione competitiva. Una soluzione è fare un confronto con i pacchetti offerti dalle altre aziende e allinearti con il mercato.

Avere la controparte giusta è importante per valutare la ragionevolezza e l’efficacia di un piano di incentivi a lungo termine. Nello scegliere la controparte, non tenere conto solo delle dimensioni, del settore e di altri dati aziendali di base, ma amplia i criteri per creare piani più accurati e pertinenti.
Tali criteri possono includere la performance, l’area geografica, il capitale umano e così via.

4. Adotta una struttura semplice per l’LTIP

Less is More. Questo vale anche per la struttura degli LTIP.

Ci rendiamo conto che potresti avere più di un obiettivo aziendale e quindi avere bisogno di più tipi di premi ILT (ossia, veicoli finanziari). Tuttavia, devi essere consapevole di eventuali veicoli superflui che non contribuiscono al raggiungimento efficace dei tuoi obiettivi.

Secondo il Report ClearBridge 200 nel 2023, la prassi più comune è stata quella di offrire agli alti dirigenti due veicoli (i più diffusi dei quali erano le azioni vincolate e le performance shares). Un numero eccessivo di veicoli può risultare in un’amministrazione degli incentivi di lungo termine complessa e in difficoltà nel monitoraggio del piani e nella gestione da parte dei dipendenti.

Inoltre, la misurazione delle performance è eccessivamente complicata?
Ci sono molti tipi di misurazione delle performance con livelli di pagamento multipli per ciascuno di essi?
Sempre secondo lo stesso studio, solitamente le aziende usano due o tre misure delle performance, delle quali il prezzo delle azioni/TSR e i guadagni sono i più diffusi.

Anche in questo caso, fai sempre riferimento agli obiettivi del tuo piano e assicurati che i dipendenti siano concentrati su tali obiettivi specifici delle performance.

Ci sono alcune situazioni che possono aggravare il problema della complessità e rendere gli amministratori e i dipendenti del piano ancora più confusi. Tra queste vi sono la sovrapposizione dei periodi delle performance del piano o le frequenti modifiche ai dettagli del piano.

Quindi, dopo la stesura o la revisione del piano, assicurati che il nuovo piano sia più semplice e di facile comprensione per iniziare bene.

5. Coordinati con gli stakeholder interni già nelle prime fasi

È buona prassi coinvolgere un team ampio che comprenda anche, ad esempio, l’Ufficio paghe, le Risorse umane, l’Amministrazione, l’Ufficio tasse e il Dipartimento legale durante il processo di sviluppo dell’LTIP.
Una comunicazione precoce può aiutare a perfezionare il piano proposto e a individuare eventuali ostacoli che non avevi notato prima.

Ad esempio, gli accordi per gli incentivi di lungo termine presentano molte implicazioni per la contabilità e il bilancio. Il dipartimento finanziario/contabile può aiutarti a comprendere i requisiti di reporting ai fini fiscali e le spese contabili prima di sottoscrivere qualsiasi accordo.

Inoltre, la partecipazione delle Risorse umane può svolgere un ruolo importante nel migliorare le prestazioni del tuo LTIP. Possono integrare il piano nel loro programma di selezione e ritenzione dei dipendenti, facendo sì che il suo funzionamento e i suoi vantaggi vengano comunicati e compresi dai dipendenti.

Pertanto, se riesci a ottenere il loro sostegno sin dalle prime fasi del processo, sarà più semplice implementare e amministrare l’LTIP.

6. Comunica regolarmente con i dipendenti

Some companies solely rely on their cold annual proxy statements and plan documents to communicate their LTIPs without interactions and discussions.

Non è corretto pensare che i dipendenti siano in grado di risolvere tutto da soli. In primo luogo, non tutti hanno familiarità con un LTIP: alcuni dipendenti potrebbero non aver mai aderito prima a un piano di questo tipo. Secondo, non si sentiranno apprezzati dall’azienda e non saranno motivati a raggiungere gli obiettivi di performance.

Inizia a comunicare il piano in anticipo e a ricevere feedback. Se i tuoi dipendenti non hanno mai sottoscritto un LTIP prima d’ora, fai in modo di iniziare con le nozioni di base, ad esempio l’importanza degli LTIP e il loro funzionamento. Ricordati di includere questi elementi nelle tue comunicazioni:

• Tipi di veicoli
• Tipi di misure delle performance
• Come si allineano agli obiettivi aziendali?
• Informazioni sui pagamenti (tempi, limite dei pagamenti, importo massimo dei pagamenti, ecc.)

Dopo questa prima comunicazione, ricordati di aggiornare regolarmente i tuoi dipendenti circa la maturazione, i progressi delle loro performance, le informazioni sui pagamenti e i periodi delle performance, in modo da mantenere il loro coinvolgimento e impegno sul lavoro al fine di raggiungere gli obiettivi.

7. Digitalizza la gestione degli LTIP

Un software può semplificare il processo di gestione e comunicazione degli LTIP.

Se utilizzi dei fogli di calcolo per gestire manualmente gli LTIP, c’è una maggiore probabilità di errori umani e di diffusione di più versioni del piano, con conseguente confusione nella gestione dell’LTIP.

Viste le migliaia di dati sui dipendenti, i premi multipli e le diverse maturazioni, norme fiscali, regolamenti e tutti gli altri elementi variabili presenti in un piano di incentivi a lungo termine, dovresti considerare i vantaggi di utilizzare un software che ti aiuti a mantenere i dati del piano accurati e ad amministrare tutti i premi ILT efficacemente.

Noterai inoltre anche altri benefici di usare un software per gli LTIP:

• Automazione: a differenza dei fogli di calcolo manuali, il software per la gestione degli LTIP automatizza le principali attività amministrative per farti risparmiare tempo e fatica. Le attività dei dipendenti vengono aggiornate automaticamente in un unico luogo, in modo da poterle seguire e monitorare in modo efficiente, soprattutto nel caso di più piani e giurisdizioni da amministrare.
• Coinvolgimento dei dipendenti: i tuoi dipendenti possono accettare, accedere, visualizzare e gestire online i loro premi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, oltre a disporre di un team di assistenza dedicato. Si sentiranno responsabilizzati e allo stesso tempo il tuo carico di lavoro amministrativo si ridurrà.
• Report istantanei: puoi generare diversi tipi di report BI/finanziari in pochi clic.
• Comunicazione semplificata: puoi caricare sulla piattaforma tutte le comunicazioni e i documenti del piano, in modo da avere tutto in un unico luogo. Mai più lunghe corrispondenze tramite e-mail.
• Personale da remoto in un unico luogo: con il software per LTIP, puoi offrire facilmente gli ILT ai tuoi dipendenti da remoto e fare affidamento sulla piattaforma per amministrare più piani da un’unica sede centralizzata. Può inoltre aiutarti ai fini della conformità legale in ogni giurisdizione.

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Noi di Global Shares, una società del Gruppo J.P. Morgan, passiamo tutto il giorno a escogitare modi per aiutare i nostri clienti a ottimizzare i processi di gestione degli LTIP. È ciò che ci rende un’azienda premiata e affidabile nella gestione dell’equity compensation da oltre 15 anni.

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