Le aziende hanno bisogno di usare un software per i piani azionari Per rispondere in breve, “no, non ne hanno bisogno”. Tuttavia, ci sono molte buone ragioni per cui le aziende dovrebbero passare all’automazione della gestione degli stock plan, tra cui l’automazione delle attività, report più efficienti, la sicurezza dei dati e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.
In questo articolo, illustreremo i tipi di aziende che solitamente scelgono di utilizzare una soluzione software e quali invece no, oltre ad alcuni dei motivi dietro tale decisione.
Tipi di aziende che solitamente usano un software per l’amministrazione dei piani azionari
1. Aziende quotate
Le aziende quotate di solito utilizzano un maggior numero di premi in azioni, dispongono di una varietà più ampia di tipi di piani e tendono a presentare un maggior numero di dipendenti partecipanti. Di conseguenza, gestire manualmente queste grandi quantità di dati dinamici (dipendenti e azioni) su un foglio di calcolo può facilmente comportare errori umani. Ciò potrebbe verificarsi a causa di inserimenti errati delle informazioni, di mancati aggiornamenti o della presenza all’interno dell’azienda di più versioni del file. Ognuno di questi errori potrebbe avere conseguenze considerevoli e risultare in report inaccurati o dichiarazioni fiscali errate.
Una soluzione software può semplificare le complessità della gestione dei piani azionari. Semplifica l’esecuzione quotidiana delle transazioni con l’automazione completa delle modifiche e delle attività di assegnazione delle azioni. Inoltre, coinvolge i dipendenti nella gestione dei propri premi online tramite il portale dei dipendenti, senza dover inviare e-mail.
Se offri un piano ad ampio spettro, come gli ESPP (ovvero i piani di acquisto azioni per i dipendenti), molto diffusi tra le aziende quotate, adottare un software per la gestione dei piani azionari offre ovvi vantaggi:
- Monitora automaticamente le attività relative agli ESPP, ad esempio l’accettazione dei premi e l’iscrizione
- Imposta facilmente la strutture e le regole del piano
- Semplifica l’amministrazione globale degli ESPP
- Consenti ai dipendenti di monitorare i loro piani, modificare i contributi al piano, ritirare/sospendere il piano, scambiare i premi degli ESPP, apprendere di più sugli ESPP, ecc.
- Risparmia tempo riducendo una grande quantità di attività manuali
Oltre all’amministrazione dei piani azionari, l’accesso a una suite di report integrata nel software può rappresentare un’ottima aggiunta per molte aziende quotate. Questa funzionalità contiene solitamente vari report finanziari e funzioni pronte per l’audit, ad es. EPS, Valutazione del fair value, Comunicazioni, accessibili in pochi clic e utili per conformarsi agli audit annuali.
2. Società pre-IPO
La strada verso l’IPO è lunga e presenta numerosi step importanti lungo il cammino. Di conseguenza, le società pre-IPO devono monitorare diligentemente ogni aspetto della loro attività, comprese le offerte di equity compensation.
È necessario conoscere i dettagli dei conferimenti di equity compensation attualmente in uso, compresa la loro idoneità e tutte le informazioni sulla loro struttura. Inoltre, pianificando il futuro dopo la quotazione in borsa della tua azienda, è necessario rispondere anche alla domanda su come saranno strutturati i compensi in tale fase, ad esempio.
– L’executive compensation sarà maggiormente orientata verso le azioni?
– Verrà introdotto un ESPP a beneficio di un numero ampio di dipendenti (di fatto, il lancio di un ESPP durante l’IPO piuttosto che dopo è generalmente considerato una pratica migliore)?
L’equity compensation rivolta ai dirigenti è importante per un’azienda quotata. Non solo è necessario fornire i dettagli richiesti dalle autorità di regolamentazione, come la CONSOB, ma anche, se i dati non sono corretti, potrebbero attirare l’attenzione dei media o dell’opinione pubblica. Negli ultimi anni si è assistito a una maggiore attenzione da parte dell’opinione pubblica nei confronti dei pacchetti di executive compensation, soprattutto per quanto riguarda le società dell’S&P 500.
Oltre a ciò, considerare ed esaminare attentamente le offerte può portare notevoli benefici a te e alla tua azienda, in quanto può contribuire a trattenere, premiare e attrarre dipendenti qualificati nella guerra dei talenti.
Il passaggio da azienda privata ad azienda quotata è un cambiamento radicale. Per questo motivo, le società in fase di pre-IPO di solito si affidano a un fornitore di software per l’amministrazione dei piani azionari e sfruttano tecnologia per gestire e migrare i loro piani azionari evitando così molti di questi problemi.
3. Aziende private (>300 dipendenti)
Negli ultimi decenni è aumentato l’uso dell’equity compensation da parte delle aziende private. Perché hanno seguito la strada delle aziende quotate? Perché vogliono rimanere competitive nella guerra dei talenti e trattenere i dipendenti.
I premi in azioni, come le stock option, potenzialmente possono offrire ai dipendenti premi finanziari maggiori rispetto ai bonus fissi in contanti, se il valore dell’azienda dovesse crescere nel tempo, rendendoli molto più interessanti. Questo tipo di premio azionario è anche considerato un incentivo a lungo termine. Ciò significa che, per ricevere tutto l’importo del premio, i dipendenti devono rimanere in azienda per un determinato numero di anni, solitamente 3-5 anni.
Quindi, se la tua azienda intende rimanere privata e vuole offrire ai dipendenti delle azioni, considera l’utilizzo di un software per piani azionari per godere dei vantaggi sopra descritti.
4. Aziende che operano in più giurisdizioni
Se offri piani di equity compensation a dipendenti sia a livello nazionale che internazionale, il tuo stock plan risulterà più complesso dal momento che coinvolge giurisdizioni multiple. Questi possono presentare normative differenti in merito ai piani azionari.
Utilizzare un foglio di calcolo come registro per gestire migliaia di dati dei dipendenti, molteplici premi/piani azionari e diversi piani di vesting, normative fiscali, regolamenti e qualsiasi altro elemento variabile presente all’interno di un piano azionario multigiurisdizione non è un’opzione pratica.
Al contrario, avvalersi della tecnologia offerta da un fornitore di piani azionari può aiutarti a gestire questo livello di complessità. La sua conoscenza ed esperienza a livello locale può anche aiutarti a comprendere le varie leggi e normative di ogni giurisdizione.
Tipi di aziende che solitamente non utilizzano una soluzione software
Dalle società pre-IPO alle aziende private e quelle quotate, possiamo vedere come le tecnologie per i piani azionari siano capaci di gestire efficacemente gli stock plan dei dipendenti e liberare il pieno potenziale dell’equity compensation.
Ma alcune aziende, come le startup in fase iniziale che non hanno ancora iniziato ad assumere i primi dipendenti, possono utilizzare un semplice foglio di calcolo per registrare la proprietà delle azioni tra pochi fondatori come punto di partenza. Se la tua azienda è una startup, ricordati di usare una nomenclatura uniforme, aggiornare il file ogni volta che si verifica un evento e inviare il file aggiornato ai principali stakeholder, come il legale dell’azienda.
Essendo una buona soluzione a lungo termine, l’adozione precoce di un software per l’amministrazione dei piani azionari consente di godere prima dei vantaggi offerti dall’automazione di questo processo complesso. Alcuni si avvicinano alla soluzione software solo dopo essere incorsi in numerosi problemi legati a errori di inserimento manuale e all’enorme impegno in termini di tempo derivante dal dover mantenere aggiornato il piano.
J.P. Morgan Workplace Solutions ha l’esperienza e le conoscenze per diventare un tuo partner e fornirti le soluzioni per la gestione degli stock plan di cui hai bisogno. Contattaci se desideri saperne di più sui nostro software per l’amministrazione dei piani azionari e su come potrebbe aiutarti a gestire uno stock plan di successo.
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