Hubo un tiempo en el que una hoja de cálculo representaba la vanguardia de la tecnología de organización de datos y, como tal, sus limitaciones se soportaban con una mueca filosófica, y se aceptaba que eran, en gran medida, inevitables. Sin embargo, las empresas ya no sufren la frustración que las hojas de cálculo pueden causar o, aún más importante, los riesgos asociados a su uso en el contexto de la gestión de los planes de acciones para empleados.
Actualmente, el software de gestión de planes de acciones representa la mejor manera que tiene una empresa de supervisar un programa de estas características y, aun así, muchas todavía los gestionan en hojas de cálculo. Podría ser que las hojas de cálculo sigan tan omnipresentes simplemente porque eran lo único que había durante mucho tiempo. Pero utilizar hojas de cálculo por el simple hecho de que siempre las has usado y utilizarlas para tareas clave cuando existen soluciones mejores es una decisión que deja mucho que desear.
Es más, las empresas que confían en las hojas de cálculo para mantener, en ocasiones, enormes volúmenes de datos potencialmente complejos no solo están haciendo la vida innecesariamente más difícil, sino que pueden abrir la puerta a posibles desastres. No es una exageración. Los resultados asociados a usar una hoja de cálculo para una tabla de capitalización en lugar de un software pueden ser así de diferentes.
Los peligros de gestionar un plan de incentivos en acciones con una hoja de cálculo
Puede resultar difícil romper el hábito de usar hojas de cálculo, porque se han convertido en una forma fundamental de operar muchas cosas diferentes.
Pero, ¿cuáles son los típicos peligros asociados a las hojas de cálculo y por qué las empresas deberían pensárselo dos veces antes de gestionar su plan de acciones para empleados en ese tipo de plataforma?
1: El error humano se producirá:
Las hojas de cálculo se prestan a errores. Una persona mirando fijamente un mar de números cometerá un error en algún momento. Es inevitable. El problema con los planes de acciones es que cualquier error humano en la fase de introducción de datos puede tener consecuencias graves después. Incluso un simple error tipográfico o de redondeo puede causar graves dolores de cabeza.
2: Habrá problemas de escalabilidad a medida que crezcas:
Al principio, cuando una empresa está en sus primeras fases, una hoja de cálculo con la cap table puede parecer suficiente para crear la tabla de capitalización y hacer un seguimiento de los cambios iniciales. Sin embargo, si la empresa coge impulso, ese documento pronto se volverá más complejo, y hacer un seguimiento en una hoja de cálculo de los cambios, como emisión de opciones, seguimiento de los periodos de vesting y clasificación de las diversas clases de accionistas, cada vez puede volverse más problemático.
3: Puede haber una falta de control de versiones:
Es fácil copiar y compartir las hojas de cálculo, lo que aumenta el peligro de que varias versiones del documento circulen entre compañeros con cambios aplicados en una versión que no están necesariamente registrados en otra, y así sucesivamente. El efecto resultante de esto puede ser la creación de ambigüedad y confusión sobre cuál versión es la definitiva y si la versión de alguien contiene todas las actualizaciones en un momento determinado.
4: Las hojas de cálculo requieren mucho tiempo y trabajo:
Las hojas de cálculo no se actualizan automáticamente. Habrá que registrar manualmente cada cambio en personal, altas y bajas, y en la titularidad de acciones. Y eso requiere tiempo. Aparte de los errores inevitables, que ya hemos mencionado, solo el tiempo y el esfuerzo necesarios para el mantenimiento de una hoja de cálculo lo convierten en un ejercicio ineficaz, y cuanto más compleja se vuelve una hoja de cálculo con una tabla de capitalización, más tiempo requiere y más ineficaz se vuelve.
Quizá ninguna de estas cuestiones parezca excesivamente problemática cuando se consideran de manera aislada, pero el reto surge ante la acumulación de posibilidades negativas asociadas a las hojas de cálculo. Los problemas son inevitables y el peor de los escenarios sería que aparecieran varias dificultades al mismo tiempo, lo que amenazaría con provocar el caos y requeriría mucho tiempo y esfuerzo para resolverse.
Hay una forma mejor de gestionar tu plan de acciones
El uso de plataformas digitales es una forma mucho más eficiente de gestionar tus planes de compensaciones en acciones que las hojas de cálculo
Las empresas tenían que resignarse cuando solo existía Microsoft Excel, pero esos días han pasado y ya no es necesario aceptar ese nivel de sufrimiento. Ahora hay alternativas. El software de gestión de los planes de incentivos en acciones permite a las empresas gestionar los planes de un modo eficiente y relativamente fácil. Muchas empresas ya conocen y disfrutan de las posibilidades en esta área, pero otras continúan exponiéndose sin necesidad al desastre empeñándose en mantener el formato de las hojas de cálculo que han desbancado los avances en el software en los últimos años.
El software de compensación en acciones permite a las empresas crear y gestionar una amplia variedad de asignaciones. Una de las características clave es un elemento de automatización que elimina algunos de los problemas asociados con las hojas de cálculo convencionales, de manera que se reduce la posibilidad del error humano, y el mantenimiento de los datos del plan requiere mucho menos tiempo y trabajo.
Además, este tipo de software está diseñado por expertos que conocen la administración de stock options y trabajan para asegurarse de que el producto final resulte fácil de usar tanto a los administradores como a los beneficiarios del plan de igual manera. Como consecuencia, permite que los administradores supervisen las transacciones y creen los informes necesarios y que los particípes disfruten de una experiencia en un portal personalizado que desmitifique el proceso y les permite hacer un seguimiento y controlar sus participaciones con el mínimo esfuerzo.
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