¿Es necesario que las empresas gestionen sus planes en acciones a través de un software de gestión de planes en acciones? La respuesta corta sería que «no es necesario». Sin embargo, hay muchas buenas razones para que las empresas digitalicen la gestión de sus planes en acciones, como puedan ser la automatización de tareas, una elaboración de informes más eficiente, la seguridad de los datos o un compromiso más sólido por parte de los empleados.
A continuación, explicaremos qué tipos de empresas suelen optar por una solución de software de gestión y cuáles no, así como qué razones son las que determinan dichas decisiones de hacerlo o no.
Tipos de empresas que utilizan un software de gestión para planes en acciones
1. Empresas públicas
Las empresas públicas suelen utilizar más retribuciones en forma de acciones, además de tener una mayor variedad de tipos de planes y más empleados participantes. En consecuencia, la gestión manual de estas grandes cantidades de datos dinámicos (empleados y acciones) en una hoja de cálculo puede ocasionar fácilmente que se produzcan errores humanos. Ello puede deberse a la introducción incorrecta de la información, al olvido de incluir una actualización o a la circulación interna de varias versiones de un mismo archivo. El caso es que cualquiera de estos errores podría tener consecuencias importantes y dar lugar a informes inexactos o a declaraciones de impuestos que son incorrectas.
Contar con una solución para digitalizar la gestión de planes en acciones puede simplificarte las complejidades que suele acarrear la administración del patrimonio accionarial para empleados. Favorece una ejecución más ágil de las transacciones diarias junto con la completa automatización de cualquier cambio que se aplique y las actividades de adjudicación de las acciones. También permite a los empleados participar y gestionar sus retribuciones en línea a través de un portal para empleados sin necesidad de tener que enviar correos electrónicos todo el tiempo.
Si además se quiere ofrecer un plan con una base de empleados más amplia, como son los planes de compra de acciones para empleados (ESPP, por sus siglas en inglés), que son bastante habituales entre las empresas públicas, existen muchos beneficios palpables al adoptar una solución de software de gestión de los planes en acciones:
- Permite realizar un seguimiento automático de las tareas de los ESPP como, por ejemplo, la aceptación de las concesiones de acciones y su inscripción.
- Se puede configurar el diseño y las reglas de los planes de una forma fácil.
- Permite simplificar la administración de los ESPP a escala global.
- Permite que los empleados realicen un seguimiento de sus planes, cambien sus contribuciones, o incluso les permite retirarlo, suspenderlo o negociar sus retribuciones en forma de los ESPP, obtener más información sobre estos, etc.
- Permite ahorrar tiempo al reducir una gran cantidad de tareas manuales.
Además de la administración de los planes de acciones, tener acceso a un sistema de elaboración de informes que va integrado con el software puede resultar una gran adición para muchas empresas públicas. Por lo general, esta función contiene múltiples informes y funciones financieras listas para pasar auditorías —como puedan ser los BPA, la valoración del valor razonable o divulgaciones—, lo cual te permitirá acceder a todos estos informes con tan solo unos clics y a mantenerte al día con los requisitos de las auditorías anuales.
2. Empresas en la fase previa a la oferta pública inicial
El camino hacia la oferta pública de venta (u OPV) es largo y consta de muchas etapas importantes. En consecuencia, las empresas que salen a bolsa deben ser diligentes en la supervisión de todos los aspectos de su negocio, y eso incluye ser diligentes con sus ofertas de compensación a empleados en forma de acciones.
Es, por tanto, importante que conozcas los detalles de todas las compensaciones en forma de acciones que utilices actualmente, incluidos los requisitos de elegibilidad, además de toda la información necesaria para su diseño. Además, si planificas con antelación el momento en que tu empresa salga a bolsa, también debes saber cómo va a ser la estructura de retribución en esa fase. Por ejemplo:
– ¿Va a inclinarse la remuneración de los ejecutivos hacia acciones de renta variable?
– ¿Se va a introducir un plan de compra de acciones para empleados para beneficiar a una base más amplia de empleados? (De hecho, el lanzamiento de un ESPP en el momento de la salida a bolsa en lugar de hacerlo después se considera generalmente una mejor práctica).
La remuneración a los ejecutivos en forma de acciones en una empresa que cotiza en bolsa es importante. No solo órganos reguladores como la Comisión Nacional del Mercado de Valores (por sus siglas, CNMV) exigen conocer la debida información, sino que no hacerlo de la forma correcta también podría atraer la atención negativa de los medios de comunicación o del público. En los últimos años, ha aumentado el escrutinio público sobre los paquetes de remuneración que reciben los ejecutivos, especialmente en lo que se refiere a las empresas del S&P 500.
Aparte de esto, tomarte este aspecto de la forma que requiere y revisar tus ofertas podría beneficiarte significativamente tanto a ti como tu empresa, ya que puede ayudarte a retener, recompensar y atraer a empleados cualificados dentro de la actual guerra existente por el talento.
Pasar de una sociedad privada a una pública constituye un cambio enorme. Por eso, las empresas en fase previa a la salida a bolsa suelen contratar a un proveedor de servicios de planes en acciones y utilizar su tecnología para ayudarles a gestionar y migrar sus planes en acciones antes de tener que lidiar con muchos de estos quebraderos de cabeza.
3. Empresas privadas (>300 empleados)
En las últimas décadas ha aumentado el uso de la remuneración en acciones en las empresas privadas. Pero ¿por qué están estas siguiendo los pasos de sus homólogas públicas? Pues, porque quieren seguir siendo competitivas en la guerra por contratar el mejor talento y retener a sus empleados existentes.
Las retribuciones en forma de acciones, como puedan ser las opciones sobre acciones, pueden ofrecer a los empleados mayores recompensas financieras que las primas fijas en efectivo si el valor de la empresa crece con el tiempo, lo cual las convierte en una ventaja más atractiva. Este tipo de compensación en acciones también se considera un incentivo a largo plazo, lo que significa que los empleados tienen que comprometerse a permanecer un tiempo determinado en su puesto de trabajo —por lo general de 3 a 5 años— si desean recibir la retribución completa.
Por lo tanto, si tienes previsto seguir siendo una empresa privada y deseas ofrecer acciones a tus empleados, considera la posibilidad de utilizar un software de gestión para tus planes en acciones, el cual te permitirá disfrutar de todas las ventajas anteriores.
4. Empresas que operan en diversas jurisdicciones
Si ofreces una remuneración en acciones a empleados que trabajan tanto en tu país como en el extranjero, tu plan de acciones será más complicado, ya que afectará a varias jurisdicciones, que asimismo pueden tener normativas diferentes en relación con los planes en acciones.
Así, utilizar una hoja de cálculo como herramienta para llevar los registros y gestionar miles de conjuntos de datos de empleados, múltiples retribuciones o planes en acciones y diferentes calendarios de vesting, normas fiscales, reglamentos y todos los demás elementos móviles que implica trabajar con un plan de acciones para empleados que sea multijurisdiccional no es una opción práctica.
En lugar ello, aprovechar la tecnología proporcionada por un proveedor de planes de acciones puede ayudarte a gestionar este nivel de complejidad. Asimismo, sus conocimientos y experiencia en las regulaciones locales también pueden ayudarte a comprender las diferentes leyes y normativas de cada jurisdicción.
Tipos de empresas que a menudo no usan ningún software de gestión de planes en acciones
Desde las empresas en la fase previa a la oferta pública inicial, pasando por las empresas privadas hasta las empresas públicas, podemos ver cómo las tecnologías relacionadas con la gestión de los planes en acciones pueden gestionar eficazmente los planes en acciones de los empleados y liberar así todo el potencial que tiene usar este tipo de compensación en acciones.
No obstante, es posible que algunas empresas, como las startups en una fase muy inicial que no han empezado a contratar a su primer grupo de empleados, solo utilicen como punto de partida una hoja de cálculo para llevar el registro de la propiedad de las acciones entre unos pocos de los fundadores de la empresa. Si se trata de tu caso, recuerda utilizar convenciones de nomenclatura de forma homogénea, actualizar los archivos cada vez que ocurra algo y enviar el archivo actualizado a todas las partes implicadas como, por ejemplo, el abogado de la empresa.
Como una solución adecuada para el largo plazo, la adopción temprana de un software de gestión de planes en acciones te permitirá disfrutar antes de las ventajas de automatizar este complejo proceso. Algunas solo se deciden a usar una solución informática después de haber sufrido muchos problemas relacionados con la introducción manual de datos y el enorme esfuerzo de tiempo que puede suponer intentar mantener su plan actualizado.
J.P. Morgan Workplace Solutions cuenta con la experiencia y los conocimientos necesarios para ser tu socio y ofrecerte las soluciones automatizadas para la gestión del patrimonio accionarial que necesitas.
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