Brauchen Unternehmen eine Software, um ihren Aktienplan zu verwalten? Die kurze Antwort lautet: „Nein.“ Es gibt jedoch viele gute Gründen für Unternehmen, Ihre Aktienplanverwaltung zu digitalisieren, einschließlich der Automatisierung von Aufgaben, effizientere Berichterstattung, Datensicherheit und besseres Mitarbeiterengagement.
In diesem Artikel möchten wir darauf eingehen, welche Unternehmen in der Regel auf eine Softwarelösung setzen und welche nicht, und werden uns einige Gründe hinter diesen Entscheidungen ansehen.
Unternehmen, die in der Regel Aktienplan-Management-Software einsetzen
1. Börsennotierte Unternehmen
Börsennotierte Unternehmen verwenden Aktienvergütung in der Regel häufiger, haben eine größere Auswahl an Aktienprämien, vielfältigere Plantypen und haben tendenziell mehr teilnehmende Mitarbeiter.
Die manuelle Verwaltung dieser großen Mengen an dynamischen Daten (Mitarbeiter und Beteiligungen) in einer Tabellendatei kann leicht zu menschlichen Fehlern führen. Solche Fehler könnten auftreten, weil Informationen falsch eingegeben werden, weil Aktualisierungen nicht eingepflegt werden oder weil intern mehrere Dateiversionen im Umlauf sind. Diese Fehler können schwerwiegende Folgen haben, was zu fehlerhafter Berichterstattung oder inkorrekten Steuererklärungen führen könnte.
Eine Softwarelösung kann die Komplexitäten der Aktienplanverwaltung für Sie vereinfachen. Sie optimiert die alltägliche Durchführung von Transaktionen, mit vollständiger Automatisierung aller Änderungen, einschließlich der Aktienzuteilung. Darüber hinaus werden Ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, ihre Prämien über ein Mitarbeiterportal online einzusehen und zu verwalten, ohne ständigen E-Mail-Austausch.
Wenn Sie einen breit angelegten Plan anbieten, wie etwa einen ESPP, der häufig von börsennotierten Unternehmen in den USA verwendet wird, hat Management-Software für Unternehmensbeteiligungen viele offensichtliche Vorteile:
- Automatische Verfolgung von ESPP-Aufgaben, z.B. Akzeptieren von Zuteilungen und Registrierung.
- Einfache Einrichtung des Designs und der Regeln des Plans
- Vereinfachung der globalen ESPP-Verwaltung
- Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter unter anderem dazu, ihre Pläne nachzuverfolgen, Planbeiträge zu ändern, sich vom Plan abzumelden oder den Plan auszusetzen, ihre ESPP-Prämien zu traden und mehr über ESPP zu erfahren.
- Sparen Sie Zeit, indem Sie die vielen manuellen Aufgaben reduzieren.
Zusätzlich zur Verwaltung von Beteiligungen ist es für viele börsennotierte Unternehmen von Vorteil, Zugang zu einer Reporting-Suite zu haben, die in die Software integriert ist. Diese Funktion umfasst in der Regel mehrere auditfähige Finanzberichte und Funktionen, wie etwa EPS, Fair-Value-Bewertung, und Offenlegungen, die Sie mit wenigen Klicks aufrufen können und die Ihre Compliance bei der Jahresabschlussprüfung unterstützen.
2. Unternehmen vor dem Börsengang
Der Weg an die Börse ist lang und erfordert viele wichtige Schritte. Daher müssen Unternehmen, die an die Börse gehen wollen, sorgfältig darauf achten, alle Aspekte ihres Geschäfts zu überwachen – einschließlich ihrer Aktienvergütungsangebote.
Sie müssen die Einzelheiten ihrer aktuellen Aktienvergütungsprämien kennen, einschließlich wer zu deren Bezug berechtigt ist und wie der Plan im Einzelnen ausgestaltet ist. Außerdem ist für die Planung für die Zeit nach dem Börsengang wichtig, wie die Vergütungsstruktur in dieser Phase aussieht, zum Beispiel:
– Wird die Vergütung von Führungskräften schwerpunktmäßig auf Aktienvergütung basieren?
– Wird ein ESPP zum Vorteil der breiten Mitarbeiterbasis eingeführt? (Tatsächlich gilt es als bessere Praxis, einen ESPP beim Börsengang einzuführen, und nicht erst danach.)
Aktienvergütung für Führungskräfte ist wichtig für börsennotierte Unternehmen. Nicht nur, dass die Einzelheiten von Regulierungsbehörden wie der US-amerikanischen SEC vorgeschrieben werden, es kann auch zu negativer Presse oder öffentlicher Aufmerksamkeit führen, wenn bei der Gestaltung der Aktienvergütung Fehler gemacht werden. In den letzten Jahren haben Vergütungspakete für Führungskräfte eine erhöhte öffentliche Aufmerksamkeit erfahren, insbesondere im Zusammenhang mit Unternehmen des S&P500.
Davon abgesehen kann eine sorgfältige Abwägung und Überprüfung Ihrer Zusatzleistungen einen erheblichen Vorteil für Sie und Ihr Unternehmen liefern, da Sie damit im Kampf um Talente qualifizierte Mitarbeiter finden und binden können.
Der Schritt von einem privaten zu einem börsennotierten Unternehmen verlangt massive Änderungen. Deshalb holen Unternehmen vor dem Börsengang normalerweise einen Serviceanbieter für Aktienpläne an Bord und verwenden seine Technologie, um ihre Aktienpläne zu verwalten und zu migrieren, bevor viele dieser Problem auftreten können.
3. Private Unternehmen (>300 Mitarbeiter)
In den letzten Jahrzehnten hat der Einsatz von Aktienvergütungen in privaten Unternehmen zugenommen. Warum gehen sie den gleichen Weg wie börsennotierte Unternehmen? Weil sie in einem Kampf um Talente wettbewerbsfähig bleiben und Mitarbeiter an sich binden wollen.
Aktienprämien, wie beispielsweise Aktienoptionen, können Mitarbeitern potenziell mehr finanzielle Freiheit bieten als feste Bargeldprämien, wenn der Unternehmenswert im Laufe der Zeit steigt, was Aktien zu einer attraktiveren Zusatzleistung macht. Diese Art der Aktienvergütung gilt auch als langfristiger Anreiz, was bedeutet, dass Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit beim Unternehmen beschäftigt sein müssen – in der Regel drei bis fünf Jahre –, um die volle Vergütung zu erhalten.
Wenn Ihr Unternehmen also ein Privatunternehmen bleibt und Sie Mitarbeitern Unternehmensbeteiligungen anbieten möchten, sollten Sie in Betracht ziehen, Aktienplan-Software zu verwenden, um von den oben diskutierten Vorzügen zu profitieren.
4. Unternehmen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind
Wenn Sie Aktienvergütung für Mitarbeiter anbieten, die sowohl im Inland als auch weltweit ansässig sind, wird Ihr Aktienplan komplizierter aussehen, da mehrere Rechtsordnungen involviert sind. Diese können in Bezug auf Aktienpläne unterschiedliche Vorschriften vorsehen.
Eine Tabellendatei für die Buchführung zu verwenden, um Tausende von Mitarbeiterdatensätze, mehrere Aktienprämien bzw. Aktienpläne und verschiedene Vesting-Pläne, Steuerregeln und all die anderen variablen Elemente in einem Aktienplan in mehreren Rechtsordnungen zu verwalten, ist keine praktische Option.
Stattdessen kann Ihnen der Einsatz von Technologie eines Aktienplananbieters dabei helfen, dieses Maß an Komplexität zu bewältigen. Sein lokales Wissen und seine Erfahrung kann Ihnen außerdem dabei helfen, die unterschiedlichen Gesetze und Vorschriften in den einzelnen Rechtsordnungen besser zu verstehen.
Unternehmen, die seltener eine Softwarelösung verwenden
Von Unternehmen vor dem Börsengang bis zu privaten und börsennotierten Unternehmen können wir sehen, wie Aktienplantechnologien effektiv Mitarbeiterbeteiligungen verwalten und das volle Potenzial der Aktienvergütung erschließen können.
Aber einige Unternehmen, wie Start-ups in einem sehr frühen Stadium, die noch nicht damit begonnen haben, ihre ersten Mitarbeiter einzustellen, verwenden am Anfang möglicherweise nur eine Tabellendatei, um die Unternehmensanteile unter ein paar wenigen Gründern zu verteilen. Wenn Sie ein solcher Gründer sein sollten, achten Sie darauf, einheitliche Konventionen für die Benennung der Dateien zu verwenden, diese stets zu aktualisieren, wann immer etwas geschieht, und die aktualisierte Datei an alle relevanten Stakeholder zu senden, wie etwa Ihre Anwaltskanzlei.
Als gute langfristige Lösung ermöglicht Ihnen der frühzeitige Einsatz eines Softwareprogramms, früher von den Vorteilen der Automatisierung des komplexen Prozesses zu profitieren. Manch einer entscheidet sich erst für eine Softwarelösung, nachdem er viele Probleme mit manuellen Eingabefehlern erlebt und enorm viel Zeit aufgewendet hat, um den Plan auf dem aktuellen Stand zu halten.
J.P. Morgan Workplace Solutions verfügt über die Erfahrungen und das Know-how, Ihnen als Partner zur Seite zu stehen und Ihnen die automatisierten Lösungen bereitzustellen, die auf Ihren Bedarf zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über unsere Software für die Verwaltung von Mitarbeiterbeteiligungen erfahren möchten und darüber, wie wir Sie beim Management eines Aktienplans unterstützen können.
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