Es ist harte Arbeit, ein Unternehmen zu führen. Es gibt so viele Entscheidungen, mit denen man jonglieren muss – Chancen, die es zu ergreifen gilt, Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, und eine sich ständig verändernde Verbraucherlandschaft. Um dies zu tun, und um es erfolgreich zu tun, brauchen Sie das beste Team. Sie brauchen Mitarbeiter, die sich genauso für die Zukunft Ihres Unternehmens einsetzen wie Sie selbst. Sie brauchen die Besten und die Klügsten, und Sie müssen am 100. Tag noch genauso clever sein wie am ersten Tag.
Wie schaffen Sie das? Wie können Sie die besten Mitarbeiter rekrutieren, ihr Engagement aufrechterhalten und sie davon abhalten, das Unternehmen zu verlassen? Angesichts der Tatsache, dass Sie einen Artikel mit dem Titel Mitarbeiterbeteiligung lesen, vermute ich mal, dass Sie schon eine Idee haben.
Und Sie haben Recht. Mitarbeiterbeteiligungsprogramme sind bei Weitem die effektivsten Instrumente, um sicherzustellen, dass der Unternehmenserfolg von innen heraus beginnt. Aber die Planung und Gestaltung Ihres Mitarbeiterbeteiligungsprogramms ist nur der Anfang. Die Verwaltung des Programms vom Anfang bis zum Ende erfordert viel mehr Jonglieren.
Hier sind ein paar Dinge, die Sie tun müssen, wenn Sie Ihre Mitarbeiterbeteiligungsprogramme erfolgreich verwalten möchten.
Erfassen von Mitarbeiterdaten für die Kapitalbeteiligung
Sie benötigen sowohl Ihre Personalabteilung als auch Ihre Rechnungs- und Lohnbuchhaltungsabteilungen für diesen Schritt. (Und für alle weiteren Schritte.)
Ihre Personalabteilung ist von Anfang an von entscheidender Bedeutung. Sie müssen wissen, wie lange jeder Mitarbeiter schon für das Unternehmen arbeitet und wie sein Vertrag aussieht, um festzustellen, wer teilnahmeberechtigt ist und wie viel Kapitalbeteiligung er erhalten soll. Und das nicht nur am Anfang des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms. Verschiedene Jurisdiktionen haben unterschiedliche Steuersysteme – und wenn Ihre Mitarbeiter ihre Adressen ändern, könnten sich damit auch ihre Steuerpflichten ändern.
Die Lohnbuchhaltung hat eine Vielzahl von Funktionen rund um Mitarbeiterbeteiligungsprogramme, aber für diesen Teil müssen sie Informationen über Gehälter bereitstellen.
Respektieren Sie die Rechtssysteme
Ihr Unternehmen arbeitet möglicherweise nur in einem Rechtssystem – aber es kann sehr wohl sein, dass es in mehreren tätig ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, diese Jurisdiktionen und die unterschiedlichen Steuergesetze zu verstehen und zu wissen, inwieweit sie für Ihre Mitarbeiter gelten. Ein Mitarbeiterbeteiligungsprogramm, der für Ihr Büro in Tokio gut funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für die Mitarbeiter in Ihrer italienischen Niederlassung.
Es gibt auch unterschiedliche Gesetze rund um Beschäftigung und Entschädigung in verschiedenen Rechtssystemen. Diese müssen lange vor jedem Kapitalbeteiligungsprogramm oder vor Unternehmenserweiterungen berücksichtigt werden.
Berichterstattung
Mitarbeiterbeteiligungsprogramme verlangen viel Berichterstattung. Wirklich viel. Berichte können aufgrund von Transaktionen, Beiträgen, Steuern, Gehaltsabrechnungen und aus vielen, vielen mehr Gründen erforderlich sein. Jeder einzelne dieser Berichte muss umfassend, genau und vor allem zeitnah erstellt sein.
Es gibt auch noch eine etwas andere Form der Berichterstattung – Kommunikation.
Kommunikation
Es gibt zwei Arten der Kommunikation. Eine ist die Kommunikation mit den Teilnehmern, und dies stellt einen großen Teil der Verwaltung Ihres Mitarbeiterbeteiligungsprogramms dar. Es ist schön und gut, ein Kapitalbeteiligungsprogramm aufzustellen – aber Sie müssen Ihre Mitarbeiter auch dazu bringen, daran teilzunehmen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Vorteile des Kapitalbeteiligungsprogramms effektiv kommunizieren, und Sie müssen Ihren Mitarbeitern zeigen, dass die Teilnahme an dem Programm einfach ist.
Aber es gibt noch eine andere Art der Kommunikation – die interne Kommunikation. Diese ist entscheidend. Jede Abteilung muss über alle Änderungen, die innerhalb des Unternehmens oder extern auftreten und sich auf das Kapitalbeteiligungsprogramm auswirken könnten, auf dem Laufenden gehalten werden. Ihre Lohnbuchhaltung muss wissen, ob es neue Einstellungen oder neue Richtlinien von HR gibt. Die Personalabteilung (HR) muss wissen, ob es von der Rechtsabteilung Aktualisierungen zur Rechtsprechung gibt. Und so weiter. Hier ist ein Beispiel.
Wenn Sie wie ich sind, finden Sie allein schon die Begriffe wie die Abzugsrate verwirrend. Dies ist aber ein wichtiger Teil eines jeden Kapitalbeteiligungsprogramms. Es ist nicht so einfach wie bei der Gehaltsabrechnung, bei der jeden Monat ein Beitrag zu einem Spar- oder Kaufplan abgezogen wird. Bei Programmen, in denen Aktienoptionen als Vergütung dienen, gibt es bestimmte Zeitpläne und Richtlinien, die eingehalten werden müssen, und diese können sich ändern. Wenn die Änderungen nicht angemessen kommuniziert werden, könnte dies zu einer Katastrophe führen.
Doch fast nichts könnte schlimmer sein, als den nächsten Punkt zu vermasseln.
Einhaltung der DSGVO
Die DSGVO ist heutzutage ein großes Schlagwort. Und das sollte sie auch sein – denn sie hat das Gesicht vieler Unternehmen in Europa dramatisch verändert. Alle Mitarbeiterdaten, mit denen Sie umgehen – die zahlreichen Steuerdokumente, Vertragsnotizen, Finanzberichte usw. – müssen DSGVO-konform behandelt werden.
Die Strafen für Verstöße gegen die DSGVO, auch wenn sie unabsichtlich geschehen, können unglaublich streng sein. Ein Verstoß gegen die DSGVO, zu dem es kommt, weil Sie nicht genügend Zeit für die Verwaltung Ihrer Daten für Mitarbeiterbeteiligungen aufbringen, könnte die schlechteste Geschäftsentscheidung sein, die Sie jemals getroffen haben.
Können Sie es schaffen?
Sie werden vielleicht anfangen, an sich selbst zu zweifeln. Es gibt eine Menge Logistikaufgaben, die erledigt werden müssen, und die Einsätze sind ziemlich hoch. Möglicherweise denken Sie sogar daran, das Mitarbeiterbeteiligungsprogramm insgesamt über den Haufen zu werfen.
Tun Sie das nicht. Denken Sie daran, wie viel Wert ein Kapitalbeteiligungsprogramm Ihrem Unternehmen hinzufügen kann – all die Vorteile, die er Ihnen und Ihren Mitarbeitern bringt. Ja, der Papierkram kann entmutigend sein, aber es gibt eine einfache Lösung. Lassen Sie in Bezug auf Aktienoptionen als Vergütung jemand anderen die ganze Arbeit für Sie erledigen.
Bei Global Shares bieten wir seit 15 Jahren ein preisgekröntes Kapitalbeteiligungsprogramm-Management. Kontaktieren Sie uns noch heute, um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können, Ihr Programm mit Aktienoptionen als Vergütung zu starten.
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