Aktienplanverwaltung – Umfang, Methoden, Vor- und Nachteile

Aktienvergütung ist sowohl für öffentliche als auch private Unternehmen, ob groß oder klein, eine effektive Möglichkeit, um das Mitarbeiterengagement zu stärken. Unternehmen können verschiedene Formen der Beteiligung anbieten, um Mitarbeitern zu Miteigentümern des Unternehmens zu machen. Dies bietet neben der Produktivitätssteigerung viele weitere Vorteile.

Bei allen Vorteilen bringt Aktienvergütung allerdings auch Herausforderungen mit sich – eine davon ist das Management von Aktienvergütungsplänen.

Welche Aufgaben beinhaltet die Verwaltung von Aktienplänen?

Die Verwaltung eines Aktienplans (oder Beteiligungsplans) bezieht sich auf das Erstellen, Nachverfolgen und Verwalten von Mitarbeiterbeteiligungen und Mitarbeiteraktienplänen in einem Unternehmen. Es sind dafür interne und externe Informationseingaben erforderlich.

Wenn Sie Ihren Aktienplan (oder Beteiligungsplan) eingeführt haben, beginnt der Verwaltungsprozess. Er beinhaltet alles von der Nachverfolgung und Meldung von Änderungen bei der Bonuseigentümerschaft über die Aktualisierung von Dokumenten, Richtlinien und Verfahren bis zur Kommunikation mit Stakeholdern, der Beratung mit Ihrem Vorstand und der Sicherstellung der Regelkonformität in jeder Region, in der sich Ihre Mitarbeiter befinden.

Es ist nicht nur die Kooperation mit der Rechts-, der Finanz- und der Personalabteilung, sondern auch einer Reihe von Drittanbietern für diesen Prozess erforderlich – Rechtsunternehmen für die Einrichtung, Makler für den Handelsaspekt und Steuerfachleute, um Sie bezüglich der steuerlichen Anforderungen in jeder Region zu beraten.

Ein Aktienplanverwalter muss also die umfangreichen Regulierungsvorschriften bezüglich Buchhaltung, Steuern, Rechtslage und Wertpapiere verstehen, denen Aktienvergütungspläne für Mitarbeiter und andere breit basierte Pläne unterworfen sind.

Welches Team ist erforderlich für die Aktienplanverwaltung?

In einer Umfrage aus dem Jahr 2020 gaben mehr als 70 % der befragten Unternehmen an, dass für die Verwaltung ihres Aktienplans hauptsächlich die Personalabteilung oder die Lohnbuchhaltung verantwortlich ist. (Quelle: NASPP and Deloitte 2020 domestic stock plan administration survey)

Sehen wir uns die Verwaltung eines Aktienvergütungsplans einmal im Detail an

Die Verwaltungsvorgänge für einen Aktienvergütungsplan wie oben definiert sind komplex. Wir schlüsseln sie hier in acht hauptsächliche Komponenten auf, damit Sie und Ihr Team sich ein Bild machen können:

Weitere Informationen zu solchen Überlegungen sind in unserem Leitfaden Verwaltung von Aktienvergütung zu finden.

Wie soll Ihr Aktienplan verwaltet werden?

Die Verwaltung eines Aktienplans kann im Unternehmen erfolgen, ausgelagert sein oder in einer kombinierten Form durchgeführt werden, indem

Die Vor- und Nachteile von Excel-Tabellen

Wenn Sie erstmals einen Aktienplan einrichten, ist es unmöglich, ihn von Grund auf mit einer Excel-Tabelle zu erstellen und die Mitarbeiterbeteiligungen damit zu verwalten. Wir haben von ein paar Unternehmen gehört, die so vorgehen, doch es ist schwierig, bei dieser Vorgehensweise mit einem wachsenden Unternehmen Schritt zu halten.

Vorteile:	Nachteile:
Niedrige Einrichtungskosten	Verursacht leicht menschliche Fehler
Leicht zugänglich	Skalierbarkeit führt zu Problemen bei Unternehmenswachtum
	Lässt keine oder wenig Automatisierung zu
	Mangelnde Kontrolle, was zu vielen Versionen führt
	Zeitaufwendig
	Erfordert ein umfassendes Verständnis von Steuern und Vorschriften in jeder Jurisdiktion

Weitere Informationen zu den Gefahren bei der Aktienplanverwaltung mit Excel-Tabellen finden Sie hier.

Die Vor- und Nachteile eines Anbieters von Aktienplanverwaltung

Eine andere Möglichkeit, Ihren Plan zu verwalten, ist der Rückgriff auf einen erfahrenen und professionellen Anbieter von Aktienplanverwaltung.

In großen Privatunternehmen, Unternehmen vor dem Börsengang und öffentlichen Unternehmen ist diese Funktion in der Regel ausgelagert. Mit der Beauftragung eines spezialisierten Aktienplananbieters wie Global Shares können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich auf seine Erfahrung und sein Wissen stützen, die Qualität Ihres Aktienvergütungsprogramms für Mitarbeiter zu gewährleisten.

Diese kostenpflichtigen Dienstleistungen können Ihnen langfristig Zeit (und Geld) sparen, da die Dienstleistungen und Produkte des Anbieters speziell auf Ihre Anforderungen an die Aktienplanverwaltung zugeschnitten sind.

Vorteile:	Nachteile:
Bietet immer eine einzige autoritative Informationsquelle	Höhere Einrichtungskosten
Ermöglicht Automatisierung	Es erfordert Zeit, den richtigen Anbieter zu finden
Bietet eine regulierte Handelsplattform
Teilnehmern können ihre Beteiligungen einsehen und verwalten
Mühelose Erstellung verschiedene Arten von BI- und Finanzberichten
Bietet menschliche Unterstützung
Unterstützung für Vorschriftskonformität in jeder Jurisdiktion
Bietet Datensicherheit
Spart Ihnen langfristig Zeit und Geld
Bietet umfassendes Wissen über Beteiligungen für jede Jurisdiktion

Informationen über die weiteren Vorteile von Software für die Aktienplanverwaltung finden Sie hier.

Global Shares: Ihr idealer Anbieter für die Verwaltung von Aktienplänen

Es ist vielleicht möglich, Ihren Aktienplan zu Beginn mit einer Excel-Tabelle zu führen, doch warum nicht von Anfang an Zeit sparen und Aufwand vermeiden und es richtig angehen?

Global Shares verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung darin, Unternehmen jeder Größe dabei zu unterstützen, mit Beteiligungsmöglichkeiten wichtige Talente anzuziehen, zu binden und zu belohnen. Von Software und Administration bis zu Vorschriftskonformität und Berichterstellung – wir können dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter das Beste aus ihrer aktienbasierten Mitarbeitervergütung machen.

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