Mitarbeiterbeteiligungsprogramme und hybrides Arbeiten – was Sie wissen müssen

Anwälte lieben Unterschriften. Noch besser ist eine Unterschrift mit einem Datum. Was sie jedoch wirklich lieben, ist eine Unterschrift mit einem Datum zu haben und den genauen Ort zu kennen, wo etwas unterschrieben wurde – bei einem Dokument kann es einen großen Unterschied ausmachen, ob es in New York oder in Neuseeland unterzeichnet wurde.

Mit anderen Worten, die Geografie spielt im Rechtswesen eine große Rolle.

Wenn es um Aktienvergütung und Mitarbeiterbeteiligungsprogramme geht, spielt die Geografie auch eine große Rolle dabei, wie wir Pläne entwerfen und Menschen auf der ganzen Welt auf unterschiedliche Weise belohnen. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Anreizsysteme, die die Menschen zu einer bestimmten Art von Plan drängen, und die Steuersätze variieren natürlich auch auf der ganzen Welt.

Kluge Unternehmen wissen das und entwerfen Pläne, die alle beweglichen Teile, nämlich ihre Mitarbeiter, passgenau einfügen. Und es gibt keine treffendere Beschreibung als „bewegliche Teile“: Obwohl wir alle für den größten Teil der letzten 12 Monate (und mehr) zuhause festsaßen, haben wir auch eine unglaubliche internationale Bewegung in Bezug darauf gesehen, wo die Menschen während der Pandemie gearbeitet haben.

Menschen haben Entscheidungen getroffen und treffen sie weiterhin, wo sie leben und arbeiten wollen, indem sie eine ganze Reihe neuer Metriken verwenden, die hauptsächlich auf der Frage basieren: „Kann ich von dort aus arbeiten?“ Die Freiheit, die hybrides Arbeiten bestimmten Berufstätigen gibt, bedeutet, dass sie jetzt in neue Gebiete und neue Länder ziehen können.

Wir werden nicht auf die möglichen gesellschaftlichen Auswirkungen eingehen, die dies haben kann (das heben wir uns für die Zeit auf, wenn wir alle wieder zu einem gemeinsamen Abendessen zusammenkommen können), sondern wir werden uns stattdessen darauf konzentrieren, wie sich dies auf die Aktienvergütung und die Mitarbeiterbeteiligungsprogramme auswirken kann.

Wie könnte hybrides Arbeiten also die Aktienvergütung und die Mitarbeiterbeteiligungsprogramme verändern?

Die Herausforderungen des hybriden Arbeitens und der Aktienvergütung

Das erste, was wir sagen müssen, ist, dass wir nicht alle Antworten haben – denn einige der Fragen beginnen jetzt erst klar zu werden –, aber in vielerlei Hinsicht wird sich nicht viel ändern. Wir entwerfen seit Jahren grenzüberschreitende Aktienpläne (Sie können sich hier ein Beispiel einer Kundengeschichte ansehen) und müssen dabei stets die unterschiedlichen Gesetze und Vorschriften in jeder Jurisdiktion berücksichtigen.

Nachfolgend finden Sie einige der Herausforderungen (und Lösungen), mit denen wir uns bei hybriden Teams bereits konfrontiert gesehen haben. Was sich wirklich ändern könnte, ist das Ausmaß und die Sichtbarkeit der Herausforderungen des hybriden Arbeitens.

                              In fast allen Fällen werden hybride Teams dort, wo Sie arbeiten (und nicht dort, wo Ihr Unternehmen seinen Sitz hat), besteuert.

Wenn Sie jemandem ein monatliches Gehalt zahlen, müssen Sie zur Erfüllung Ihrer rechtlichen Pflichten nur wissen, wo dieser Mitarbeiter in dem Monat, in dem Sie ihn bezahlen, seinen Wohnsitz hat. Wenn es jedoch um Mitarbeiterbeteiligungsprogramme geht, die in der Regel drei Jahre oder mehr laufen, müssen Sie die Steuerverbindlichkeiten der Mitarbeiter während des Zeitraums kennen, über den die Programme laufen, und Sie müssen wissen, wo die Mitarbeiter während dieser Zeit ansässig waren.

Auch dies war schon immer so und war schon oft der Fall. Menschen ziehen aus allen möglichen Gründen von Land zu Land (oder in andere Bundesländer oder Bundesstaaten, z. B. in den USA) und das Unternehmen muss diese Bewegungen einfach individuell verfolgen.

Was sich jetzt mit hybriden Teams geändert hat, ist das potenzielle Ausmaß der Bewegungen, die Häufigkeit dieser Bewegungen und letztendlich, wie Sie diese Bewegungen verfolgen können.

Stellen Sie sich diese Fragen: Gab es Fälle in Ihrem Unternehmen, in denen jemand von einem Ort aus arbeitete, von dem das Management nichts wusste? Kennen Sie jemanden, der heimlich eine Zeit lang bei Verwandten in London gewohnt hat und nicht in seiner kleinen Wohnung in der Nähe der Unternehmenszentrale in Paris?

Nun, die Frage, die sich viele dieser Leute stellten, war wohl: „Ist das wirklich wichtig? Wenn ich hier die gleiche Arbeit mache wie dort, macht das überhaupt einen Unterschied aus?“ Nun, wenn es um ihre eigentliche Arbeit geht, haben sie wahrscheinlich Recht – in vielen Fällen spielt es keine Rolle, wo man etwas produziert, solange man nur weiterproduziert –, aber im rechtlichen Sinne kann dies alle möglichen Probleme verursachen.

Erfassen Sie sorgfältig alle Daten hybrider Teams, wo auch immer sich Ihre Mitarbeiter befinden.

Auf der grundlegendsten Ebene hat jedes Land unterschiedliche Einkommensteuersätze und unterschiedliche Arbeitsgesetze, was bedeutet, dass Sie als Unternehmen möglicherweise ein bestimmtes Regelwerk einhalten, während Ihr Mitarbeiter einem anderen folgt. Während der Pandemie wurde diese Art von lockeren Arrangements vom Staat weitgehend ignoriert, aber wenn sie nun häufiger vorkommen, werden sie sicherlich stärker reguliert werden.

Es besteht auch eine größere Motivation, solche Regelungen einzuführen, weil die Steuereinnahmen der Staatsregierungen im letzten Jahr so stark beeinträchtigt waren. Regierungen werden daher nach Wegen suchen, einen Teil zurückzugewinnen, und die Milliarden, die über Mitarbeiterbeteiligungsprogramme laufen, sind ein offensichtliches Ziel.

Also, was ist die Lösung für diese Herausforderung? Im Wesentlichen eine hervorragende Datenerfassung.

Arbeitgeber müssen beim hybriden Arbeiten damit beginnen, Daten darüber zu erfassen, wo sich ihre Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt befinden, und Verfahren zur Selbstmeldung anwenden; nach Möglichkeit sollte man diese Pflicht zur Selbstauskunft direkt in den Arbeitsvertrag aufnehmen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Denn täuschen Sie sich nicht, die rechtliche Last liegt in diesem Bereich beim Arbeitgeber, nicht beim Arbeitnehmer. Dies ist etwas, worauf Bob Grayson, Partner bei den globalen Compliance-Experten Tapestry, in einem kürzlich durchgeführten Webinar von Global Shares speziell hingewiesen hat.

„In etwa 80 % der Länder auf der ganzen Welt haben Sie, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine Zusatzleistung in Form eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms gewähren, als Arbeitgeber die Verantwortung, für diese Person den korrekten Steuerbetrag einzubehalten und zu melden, so dass dies absolut eine Problem des Arbeitgebers sein wird“, sagte Bob. „In der Vergangenheit wäre das nur die Gehaltsabrechnung in dem Land gewesen, in dem diese Person ansässig war, während in Zukunft mehrere Gehaltsabrechnungen erforderlich werden könnten.“

In der Tat, wie Bob weiter sagte, besteht die größte potenzielle Gefahr für Arbeitgeber, wenn es um Compliance und Aktienpläne in einem Umfeld des hybriden Arbeitens geht, darin, die Steuerberichterstattung und -einbehaltung richtig zu gestalten. Wenn Sie dabei Fehler machen, droht Ihnen eine potenzielle finanzielle Haftung.

Das Erfassen von Daten und die Verwendung von Aktienvergütungssoftware wie auf der Plattform von Global Shares ermöglicht es Ihnen, diesen Prozess richtig zu machen und ihn kontinuierlich zu automatisieren.

Regulatorische Herausforderungen

                                                     Die Gestaltung Ihres Mitarbeiterbeteiligungsprogramms gemäß den Gesetzen in mehreren Ländern ist ein Muss

Wir haben über mögliche Herausforderungen gesprochen, wenn es um Steuer- und Aktienpläne geht, aber wie steht es mit den aufsichtsbehördlichen Herausforderungen?

Nehmen wir zum Beispiel das Wertpapierrecht (im Wesentlichen die Gesetze rund um Anteile und Aktien) und die Belohnung einer Einzelperson in Form von Aktienoptionen. Wenn „John Smith“ normalerweise in England lebt und arbeitet, sich aber zufällig in Japan befand und von dort aus arbeitete, als ihm jemand Wertpapiere angeboten hat, dann sind die japanischen Gesetze auf diese Transaktion anzuwenden, nicht die englischen.

Dies bedeutet, dass Unternehmen 1.) wissen müssen, wo sich die Mitarbeiter Ihrer hybriden Teams befinden, und 2.) welche Folgen das Anbieten von Wertpapieren an deren aktuellem Aufenthaltsort hat.

Es wird überall regulatorische Herausforderungen geben, die je nach Standort von leichten Hürden bis hin zu belastenden Schwierigkeiten reichen können, so dass die Einbeziehung dieses Punktes in Ihre Strategie für Mitarbeiterbeteiligungsprogramme ein Muss ist.

Eine ganz neue Welt der Aktienvergütung?

Anwälte lieben Unterschriften auf einem festen Blatt Papier. In einer digitalen Landschaft, in der Menschen in einem Umfeld des hybriden Arbeitens von weit entfernten Orten der Welt aus arbeiten, spielt die Tatsache, ob das Blatt Papier fest ist oder nicht, keine Rolle mehr – aber die Signatur tut es immer noch, und es spielt auch eine Rolle, an welchem Ort sie geleistet wurde.

Da die Mitarbeiter zunehmend bereit sind, in neue Gebiete zu ziehen und aus der Ferne zu arbeiten, liegt es an ihren Arbeitgebern, herauszufinden, wie sich dies auf alles auswirkt, was sie tun – einschließlich der Mitarbeiterbeteiligungsprogramme – und entsprechend zu handeln. Andernfalls riskieren Sie, dass plötzlich Anwälte vor Ihrer Tür stehen und von Ihnen wollen, dass Sie etwas unterschreiben, das Sie nicht unterschreiben möchten.

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